Expedición de mercancías: el éxito a través de pasos seguros

Written by on 25 mayo, 2021

Seguridad y éxito. No se puede negar que estas son dos de las características más buscadas en el desarrollo de las operaciones logísticas en nuestro almacén. Una de nuestras prioridades, por supuesto, garantizarlas durante todas las fases de la expedición de mercancías.

Así pues, la imperante necesidad de repensar el modo de funcionamiento de nuestro almacén no debe tomarnos por sorpresa. La tecnología avanza y cada vez están más claros los pasos que se deben seguir en el transporte de bienes. Apuntaba muy sabiamente un general suizo durante la época de Napoleón Bonaparte:

La estrategia decide dónde actuar, la logística lleva a las tropas.

Le invitamos a descubrir en esta entrada un análisis de estas estrategias en nuestro almacén que aseguran el éxito en la expedición de mercancías.

 

¿En qué consiste la expedición de mercancías?

 

La palabra expedición se relaciona con el término expedir, el cual también significa despachar o remitir mercancía. Es decir, en un sentido literal, alude al proceso mediante el cual enviamos los productos que nuestros clientes solicitan.

Las características de gestión de este proceso pueden determinar que se trata de:

  • Una expedición centralizada: la totalidad de los bultos que conforman el pedido del cliente se expiden desde el mismo almacén.
  • Una expedición descentralizada: el pedido original se fracciona en varios bultos y éstos son enviados desde distintos almacenes.

¿Cuáles son los pasos a seguir en el proceso de expedición?

 

La estrategia por excelencia dentro de la cadena logística es el orden. Cumplir ordenadamente la trazabilidad necesaria para la expedición de mercancías nos permite asegurar el éxito de esta. Además, reduce en gran medida las posibilidades de error que ahorran tiempo y dinero a nuestra empresa.

 

Preparando la expedición

 

Como toda operación dentro de la cadena logística, el inicio demanda la correcta elaboración de un plan de recogida de almacén.  En él, se contempla información relevante para la expedición de mercancía como:

  • Artículos, cantidad, dimensiones, peso y destino de los bienes.

 

  • Lotes y fecha de caducidad de los artículos (si corresponde) pues se debe dar prioridad a la salida de alimentos cuya fecha de caducidad esté más próxima, (FEFO).

 

  • Gestión de las las transacciones que serán enviadas a los operarios que se encargarán de los procesos de reposición y picking.

 

  • Maquinaria necesaria para los procesos anteriores y para el traslado a la zona de expedición.

 

  • Rutas y horarios del transporte encargado de la distribución.

 

 

Preparando la expedición

 

Una buena forma de iniciar el proceso de preparación es recurrir a los algoritmos de asignación que nos brinda un Software de Gestión de Almacenes. Sistematizando la información y centralizándola, se consigue mantener un buen control de inventario y evitar las roturas de stock.

 

Un ejemplo actual

 

Situémonos en el actual auge y crecimiento exponencial del comercio electrónico para almacenes mayoristas o distribuidores. Los productos más solicitados tienden a agotarse con mayor frecuencia. Esta es la razón por la cual es recomendable registrar y predecir futuras ventas para calcular adecuadamente el reaprovisionamiento de stock que se solicitará a los proveedores.

De igual manera, las interfaces entre el SGA y el ERP mantienen actualizada la información de lotes y estado de la mercancía, reduciendo las posibilidades de error.

Por último, cabe mencionar también que un plan de recogida debe complementarse con un cálculo previo del coste total de expedición. Dicha evaluación servirá para calcular el precio final del producto. Por ejemplo, véase cómo se propone recurrir al transporte comunitario para reducir costes en este estudio

 

Bultos listos para la expedición

 

Todo bulto, bien se trate de un pedido simple o de varios, pasa por un proceso de empaquetado en su preparación para la expedición. Aquí las características físicas de los productos toman un rol importante, pues determinan el tipo de embalaje que se utiliza para ellos. No demanda el mismo cuidado el empaquetado de mercancía sólida y liviana en cajas de cartón que aquel que requieren la mercancía líquida o las materias primas.

Asimismo, en ocasiones es común que se consoliden bultos para su envío simultáneo, pues se agrupan porque comparten un mismo destino o ruta. Gracias a ello, se abaratan costes de transporte y se ahorra tiempo cuando se distribuyen los bienes en el camión de acuerdo con el orden de entrega asignado.

En este estadio, el proceso de etiquetado facilita la identificación de todos los bienes consolidados en un mismo bulto. En caso de que se consoliden diferentes bultos en un mismo camión para reducción de costes, el SGA nos permite elaborar un albarán de entrega lo suficientemente detallado para evitar el error humano.

 

 

Bultos listos para la expedición

 

 

Está comprobado, además, que el etiquetado cuya administración recae en un software es cada vez más preciso. A su vez, permite la trazabilidad de los bienes expedidos hasta su entrega, controlando así la recepción de éstos.

 

 

Verificación de mercancía 

 

Cuando la mercancía ha sido debidamente trasladada a la zona de expedición, es imprescindible que se realice una última verificación. Debemos comprobar que los productos salen del almacén en buen estado y sin incidencias. Esto nos ayuda a respaldar nuestra empresa en caso de que surjan reclamaciones de daños en la recepción del pedido por parte del cliente.

El avance de la tecnología ha permitido que, por ejemplo, la revisión de productos lácteos sea cada vez más fácil. Todo ello gracias a las etiquetas RFID, las cuales nos permiten revisar y verificar los productos sin necesidad de abrir los bultos.   

Además, en este paso es necesaria una última revisión de toda la documentación que acompañará al transportista y a la carga.

 

La documentación vinculada a la expedición de mercancía

 

La trazabilidad de las operaciones en nuestro almacén recae en nuestro control del manejo de la información. Por este motivo, existen documentos mediante los cuales rastreamos todos los pasos de la expedición. Durante la verificación de la mercancía, previa a su salida del almacén, se requiere de:

 

  • El albarán o nota de entrega, prueba contundente de que la mercancía ha sido entregada al transporte para su expedición.

 

  • Hoja de ruta, para almacenes en los cuales se consolida mercancía con diferentes destinos/clientes, determina el orden, la cantidad y otras observaciones relevantes para la expedición de bienes.

 

  • Carta de porte, el acuerdo establecido entre la empresa y el transportista, en caso de que se contraten servicios externos. Es el caso de los servicios de exportación.

 

 

Disposición de la mercancía 

 

Finalmente, llega la hora de organizar la carga o estiba. Bien sea dispuesta en un vehículo, contenedor o avión de carga, es recomendable que se organice de manera que no exista fricción que pueda dañarla. Además, se aconseja asegurar bien los bultos para evitar el daño por movimiento dentro del vehículo.

Por supuesto, mucho cuidado con los riesgos de daño físico para el personal encargado de la carga. Si se se está enviando una carga muy pesada, lo correcto es disponer la maquinaria adecuada para el traslado desde la zona de expedición al vehículo.

Previamente, además, se debe haber acordado una hora de recogida y un presupuesto en el que se estimen todos los gastos de transporte.

 

 

Disposición de la mercancía para su expedición

 

Véase este ejemplo de elaboración de presupuesto en el caso de transporte de mercancía que requiere conservación en frío para exportación. El estudio prueba que la consolidación de bultos previamente realizada reduce gastos a la hora de expedir los productos vía terrestre. Sin embargo, este transporte de tipo comunitario no se justifica para todos los destinos, con lo cual conviene estudiar los países a los cuales se pretende exportar con anterioridad. No obstante, presenta una buena solución y ejemplo en lo que el envío de productos perecederos y los requerimientos de transportación implican.  

Una vez el transportista haya firmado el albarán de entrega y partido con el resto de documentación necesaria, gracias a los avances tecnológicos, es probable que podamos rastrear nuestra expedición hasta su llegada a destino. De igual manera, con un software apropiado, el transportista tendrá acceso en todo momento a documentación relevante para la entrega de la mercancía. Podemos dejar de temer la pérdida de un papel, cuando todo está a nuestro alcance en formato digital.

 

 

La zona de expedición en el almacén

 

Generalmente la mercancía llega a la zona de expedición una vez el operario ha concluido con el proceso de picking. Aquí se consolidará y ubicará en el muelle correspondiente para ser trasladada como carga hasta el vehículo que la llevará a su destino final.

No es poco común en la gestión de almacenes que la ubicación asignada para la expedición de mercancía coincida con la de las operaciones de recepción. Después de todo, tanto la carga como descarga de bultos requiere, en muchos casos, del uso de la misma maquinaria y espacio para el ingreso de vehículos de transporte. Por esta razón, se deben coordinar horarios de recepción y salida de manera que las operaciones no interfieran las unas con las otras.

Asimismo, el flujo de mercancía en esta zona nos obliga a mantener un control y orden especial en la distribución del espacio. Por este motivo, debemos tener en cuenta cuán importante es asignar a cada carga el lugar y embalaje correspondiente para su recogida. Las paletas de madera son muy populares para la consolidación de mercancía sólida distribuida en cajas, aunque también nos podemos encontrar otra unidades de consolidación como los fardos que utilizan algunos almacenes de ropa.

Una reciente alternativa a las paletas de madera, son las de plástico, sea quizá porque son más ligeras y prácticas para su manipulación hasta la zona de expedición.

 

El tipo de producto para la expedición

 

En el siguiente estudio se evidencia cuán importante es reconocer las necesidades del almacén en base al tipo de productos con los que se trabaja. Así pues, la propuesta del estudio busca garantizar el manejo adecuado de las piezas de aeronáutica en todos los estadios tanto de su recepción, como de su expedición. Ello implica conocimiento del manejo técnico de las mismas y su correcta manipulación.

Una última consideración respecto a la zona de expedición es que conviene reducir la intervención de los operarios al máximo. En muchas ocasiones la manipulación de productos muy pesados puede causar lesiones en el personal. Al automatizar los procesos mediante un Software de Gestión de Almacén se pueden reducir estos factores de riesgo. Deje que éste asigne el uso de maquinaria adecuada (apiladoras, transpaletas eléctricos, carretillas, etc.) para los procesos de carga y descarga, por ejemplo.

 

Recepción de la expedición

 

La expedición de mercancías termina con la recepción de los bienes por parte del cliente. Esto implica que los bultos han llegado correctamente al destino determinado. En el caso de envíos de productos más pequeños la confirmación y aceptación de la recepción es individual y rápida. En cambio, cuando se trata de bultos de mercancía enviada por empresas mayoristas o fabricantes de materia prima, probablemente se inspeccionen primero el estado del embalaje y, posteriormente, el de la mercancía recepcionada.

 

 

Recepción de la expedición

Recepción de la expedición

 

Expedición registrada

 

Fecha de caducidad de los productos, estado del embalaje, la constatación de la orden de compra con el contenido del albarán de entrega (peso, cantidad, etc…). Un SGA guarda registro de toda esta información y agiliza su proceso de recepción. Este quizá sea el último paso, pues una vez se haya firmado el albarán de entrega, se entiende que la mercancía ha sido aceptada y se da por finalizada la expedición.

En caso de no firmarse el albarán, significa que el cliente ha detectado un problema con el pedido y gestionará su devolución. Un seguro de mercancía puede ser útil en caso de que el daño se haya presentado durante el transporte de mercancía o los procesos de carga y descarga. Existen diferentes tipos de pólizas que cubren desde un solo viaje a viajes y destinos más frecuentes. La gestión de la devolución implica, a su vez, un nuevo proceso de expedición.  

 

Un SGA, tu mejor herramienta en tu estrategia logística

 

Como hemos podido constatar, la expedición de mercancías no es una operación aislada, sino que forma parte de una cadena de acciones. En el pasado, las operaciones logísticas se gestionaban de manera aislada, y este entorno más tradicional parecía funcionar sin problema, pues la demanda no alcanzaba los niveles de flujo que alcanza hoy.

El comercio electrónico está en su época de mayor auge y ello ha disparado las órdenes de compra en almacenes de todo tipo: alimentos, ropa, mobiliario, etc.  El error humano es palpable ante la creciente demanda, con lo cual, la automatización de los procesos puede ayudarnos a reducir estos errores que cuestan dinero a nuestra empresa.  

Además habrá que considerar las variables que pueden surgir de acuerdo con el tipo de producto que ofrezcamos. Por ello, recomendamos la consultoría logística en una proyecto SGA. Le aseguramos que con nuestra experiencia y sus conocimientos guiaremos correctamente a las tropas al destino deseado.  ¡No dude en contactarnos, estamos a tu disposición!  

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