Transferencia de mercancía y productos dentro del almacén sin perder el rastro

Podemos estar de acuerdo en que no existe mayor placer que el correcto flujo de las actividades en un almacén. Está comprobado que ello representa un significativo ahorro de tiempo y dinero para nuestro negocio. Entonces … ¿Cómo mantener este orden y control ante la transferencia de mercancía o productos?  

El general George S. Patton afirmaba:

“quien no conoce sus comunicaciones y sus suministros tan bien como su táctica es totalmente inútil”.

Veamos entonces las claves para el control de bienes y una óptima comunicación durante el procedimiento de transferencia.

¿Qué es una transferencia de producto o mercancía dentro del almacén?

La transferencia se define como una actividad de movimiento interno donde determinados bienes en el almacén cambian de ubicación. Parte también del control de la recepción y salida de mercancía, esta operación demanda un registro exhaustivo de los movimientos.  A su vez, también es necesario que dicho registro se comparta entre el director de logística del almacén y el director de sistemas.

Tipos de transferencia

Como parte del desplazamiento interno de bienes se consideran, por ejemplo:

• El traslado de productos entre dos almacenes de una misma entidad.

• La transferencia entre diferentes niveles.

• Los cambios de bodega.

• La localización temporal de bultos durante la recepción de mercancía en almacén.

• La movilización de productos dañados a una zona de deshechos.

• El desplazamiento entre muelles durante la expedición de mercancías.

En gran medida, la gestión de almacenes consiste en contar con información relativa al estado los bienes durante toda la cadena logística. Caso contrario, pueden producirse fallos o malentendidos relacionados con el inventario y la contabilidad de la empresa. Cuando estos procedimientos se automatizan con un software de gestión de almacenes (SGA), se facilita a sus directores el acceso simultáneo a la ubicación de un producto.

Razones de transferencia

El movimiento de la mercancía dentro del almacén suele producirse ante diversos supuestos. Algunas de las causas más comunes son:

• Mal estado de los productos: si, por ejemplo, un grupo de alimentos congelados se vio afectado por un fallo en la conservación de temperatura del contenedor, estos deben ser desechados.

• Mal estado en las instalaciones: es el caso de alimentos o productos que puedan sufrir daños ante la presencia de un factor externo en el almacén, por ejemplo un ratón. Así pues, son transferidos de una bodega a otra.

• Un cambio de configuración o reorganización del almacén: cuando por diversos motivos se revalúa la distribución interna del almacén y esta modifica el lugar de los bienes. Un cambio de criterio, por ejemplo en un almacén de ropa en la época de rebajas, donde las prendas se almacenan de acuerdo a la temporada.

• Reunión de diferentes productos en uno solo: conocidos también como kits, se trata de productos que deciden ponerse a la venta en conjunto. A raíz de esto, se almacenan en el mismo lugar para facilitar a los operarios su futura expedición.

• Reposición de mercancía: cuando entre los diferentes niveles del almacén ocurre una transferencia a causa de la reposición de productos. En el caso de la gestión de negocios pequeños, esta transferencia se da por la movilización de productos entre el almacén y la respectiva área de ventas.

Toda razón de transferencia es registrada por el director de logística en una ficha de control de mercancías en almacén, denominada albarán de transferencia. De esta manera, el procedimiento es registrado y llega a manos del director de sistemas.

¿Cómo se ejecuta una transferencia?

En el procedimiento de transferencia intervienen factores tanto humanos como informáticos. Véase el supuesto en el cual un operario detecta incidencias en la mercancía durante su inspección.  El operario informa al director de logística y este registra la incidencia. Los bienes deben ser, por tanto, transferidos para su devolución. Para que el director de sistemas esté al tanto, se mantiene de ello un registro informático.

Gestión del equipo informático

Como ya se ha indicado antes, todo movimiento debe estar perfectamente documentado y la información a disposición del director IT. Un registro informático facilita el flujo de la actividad en el almacén porque controla dichos movimientos. Por esta razón, la transferencia interna se realiza tanto informática como físicamente.

La modificación informática requiere, mayormente, la existencia de al menos dos centros o zonas de almacenamiento creadas en el sistema. Un añadido de un SGA a este punto, es que permite la asignación de algoritmos de almacenaje a los respectivos productos. Así, se rastrean e identifican las zonas dentro del almacén entre las cuales se realizan frecuentemente las transferencias.

Además, todo tipo de transferencia supone un ajuste de inventario. Dicho registro informático puede ser ingresado manualmente mediante la creación de pedidos de transferencia o automatizado mediante un SGA.  

Gestión del equipo humano

La gestión del equipo humano comprende la transferencia física de los productos en el almacén. Su correcto funcionamiento depende de la comunicación existente entre los miembros del equipo humano. Por ello, es el director de logística quien se encarga de designar a uno o varios operarios para la ejecución de la respectiva transferencia.

A través del albarán de transferencia, el personal designado registra datos entre los cuales se encuentran el código de producto, la cantidad a transferir, precio, etc. Véase el siguiente modelo de transferencia de productos farmacéuticos dentro de una misma entidad.

Mediante un SGA es posible automatizar y optimiza esta gestión de transferencia. Así el registro de los datos de bienes puede realizarse a través de la lectura de un código de barras en la etiqueta y vincularse a la gestión del equipo informático.

Sistemas de transferencia de mercancía

Una vez coordinadas ambas partes, se elige el sistemas más adecuado para el desplazamiento de la mercancía. Para ello, el equipo humano designado para la transferencia debe conocer con anterioridad el funcionamiento del sistema elegido.

Transferencia por toros

También conocidos como carretillas elevadoras, los toros son un sistema ideal para el transporte de bultos consolidados en palés o tarimas. Se utilizan con frecuencia para el desplazamiento de mercancía hacia o desde los muelles de recepción o expedición, pues resisten cargas grandes y pesadas. Requieren que el operario que vaya a manipularlos cuente con una licencia de para su conducción.  

Transferencia por toros

Habitualmente se los encuentra en grandes almacenes industriales y requieren de un espacio considerable para su movilización. Por este motivo es que son válidos tanto para un uso interior como exterior.

Transferencia por transpaletas

Al igual que los toros, las transpaletas permiten la carga de bultos pesados consolidados en palés. Sin embargo, son especialmente útiles en espacios reducidos y distancias cortas. También sirven de apoyo para el traslado de mercancía hacia los toros.

Disponibles tanto en formato eléctrico como manual, son el método más simple de transferencia. Solo funciona para desplazamiento, mas no para elevación.

Transferencia por rodillos

Capaces de transportar mercancía mediante rodillos que se mueven por un circuito motorizado. Gracias a ellos, se pueden automatizar transferencias cuyo patrón de desplazamiento es común. En muchas ocasiones, suponen  además la unión de diferentes zonas en el almacén.

Transferencia por rodillos

Suelen utilizarse para la carga y descarga automática de mercancía y también contribuyen conectando la zona de almacenamiento con aquella en la cual se encuentran los puestos de picking.  

Transferencia por cintas

Pese a su antigüedad, las cintas se ocupan aún hoy para el traslado de mercancía que requiere de gran estabilidad. Conforman un sistema de transferencia continuo y sirven en muchas ocasiones para el traslado de alimentos o la carga de grandes contenedores.

También son ideales para aquellos productos que, por sus dimensiones o peso, no pueden ser transferidos a través de toros o transpaletas.

Las transferencias en tiempo real con un SGA

Como bien se ha mencionado, el control y la buena comunicación de la información son la clave para que la transferencia de su mercancía sea óptima. Un SGA permite automatizar el registro de todos los movimientos aquí expuestos. De esta manera, el flujo de las operaciones en el almacén es constantemente revisado por sus respectivos directores.

Un buen ejemplo de ello es este estudio sobre la optimización de almacenes e inventarios para la dispensación de medicamentos en un hospital. En él, se puede apreciar cómo la implementación del SGA proporciona una solución sólida a las constantes discrepancias que se producen a raíz de errores humanos.

Diga adiós a los errores de comunicación y faltas de cumplimiento  del procedimiento a través de la automatización de sus transferencias. Confíe en nosotros para la gestión de su almacén. No perderá en ningún momento el rastro de sus productos. A través de nuestros servicios en consultoría logística le aconsejaremos y  determinaremos el software que mejor se adapta a las necesidades de su almacén.

¡El control total está a solo un formulario de contacto de distancia!

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