11 elementos de los ajustes de inventario que tu SGA puede manejar

Written by on 29 junio, 2021

El inventario un elemento central y un dolor de cabeza necesario para la gestión de un almacén, especialmente cuando se trata de realizar ajustes de inventario. Además de útil para la evaluación de la rentabilidad de tu negocio, lo es también para el flujo de funcionamiento del mismo. Y por ello requiere de tanta precisión y minuciosidad a la hora de realizarlo. 

¡Pero tenemos buenas noticias! Un software de gestión de almacenes es la solución que manejará más de un elemento para los ajustes de inventario de su almacén. 

 

Importancia del ajuste de inventario

 

Como su nombre lo indica, el ajuste de inventario consiste en una modificación mediante la cual se registran, principalmente, la salida y entrada de bienes en el almacén. Es gracias a este procedimiento que es posible controlar el flujo interno de la mercancía en un negocio.

 

Asiento de ajuste de inventario en un almacén

 

El concepto de asiento de ajuste está relacionado con la contabilidad de una empresa. Específicamente en el caso del inventario se relaciona con la contabilidad del número de existencias en el almacén. Junto con ello, también se evalúan los precios de los productos o se reportan daños que hayan podido producirse.  

Todo asiento de ajuste tiene como objetivo observar este flujo de mercancía y actuar en función a esta observación. Por ejemplo, el movimiento de ventas de un producto en el sistema permite elaborar una planificación para su reaprovisionamiento. Un software de gestión de almacenes (SGA) proporciona las herramientas adecuadas para esta gestión de stock.

 

Conceptos de ajustes de inventario

 

El ajuste de inventario se requiere ante la ejecución de diferentes actividades dentro del almacén, siendo entre ellas las más comunes:

 

El aumento de bienes

 

El aumento de bienes está ligado a la emisión de una orden de reposición. En algunas ocasiones esta orden es emitida directamente por un SGA que busca evitar una rotura de stock en el inventario. Otros almacenes siguen, en cambio, el método Kanban.

 

 

Ingresar los datos a través del escaneo de un código de barra.

 

Cuando la mercancía supera la fase de aceptación durante la recepción, se requiere un ajuste de inventario, con lo cual se produce un aumento. Este procedimiento se puede automatizar mediante un sistema de etiquetado que permite ingresar los datos a través del escaneo de un código de barra.

 

 

Disminución de bienes

 

Si el aumento se relaciona con las actividades de recepción, la causa más común para la disminución de inventario es la expedición de mercancías. En todo buen plan de recogida de almacén se registra la salida de los productos adquiridos por el cliente una vez esta se haya consolidado. Toda venta es causa de la disminución de bienes.

Sin embargo, la disminución es un ajuste de inventario que puede ocurrir por otras causas como:

 

  • Daño de la mercancía: alimentos en almacenes de supermercados, por ejemplo, cuya fecha de caducidad expira y deben ser desechados.

 

  • Robo de bienes: las incidencias a causa de robo son más comunes de lo que se cree en grandes negocios como tiendas de ropa. Por esta razón, el control del inventario es crucial.

 

  • Traslado del stock: en caso de que los productos sean trasladados a otra localización o almacén, también se produce un ajuste de inventario por disminución en estos casos.

 

Revalorización del precio

 

En algunos almacenes es común que el valor de los productos ofrecidos varíe durante el año. A raíz de esto se producen ajustes de inventario en los cuales se modifica el precio de los mismos, pero no la cantidad.

Esto ocurre, por ejemplo, con materia prima cuyo valor aumenta cuando la demanda es muy alta. También puede ocurrir en negocios que trabajan con ropa, especialmente en la época de rebajas.

 

Tipos de inventario

 

En línea con los ajuste de inventario que se producen en el almacén, la existencia de un negocio incluye diferentes tipos de inventario.

 

Inventario inicial

 

Es aquel registro de productos registrados antes de que se produzca cualquier tipo de ajuste de inventario. Suele estar relacionado con el inicio de un negocio o de un periodo de actividad económica. El saldo de productos y de dinero que refleja permite contabilizar diferencias de inventario.

 

Inventario permanente

 

Es aquel mediante el cual los bienes se contabilizan por ciclos y en su mayoría de manera automatizada. La información se actualiza constantemente, con lo cual se tiene un mayor control del inventario, evitándose de esta manera daños por vencimiento de productos o incluso robo de bienes

 

Inventario periódico

 

Se consolida a través de una inspección física para la cual es necesario que todas las actividades del almacén deben verse interrumpidas. Generalmente se ejecuta para la obtención del inventario inicial o final, pues se trata de una actividad que requiere de máxima concentración.

A través de dicho conteo se verifican las diferencias que pueden existir en relación con los datos ingresados en el sistema. En su mayoría, la gestión de almacén realizan este tipo de inventario de manera anual, pero esto puede variar de acuerdo al tamaño y flujo de mercancía en la empresa.

 

Logística del almacén y su inventario final

 

Toda área de contabilidad de una empresa realiza un balance anual a través del cual evalúa el estado de su negocio en función a sus ingresos y ventas. En esta línea, requiere de la elaboración un inventario final.

 

Cómo se actualiza el inventario final

 

Al cierre de un periodo económico, se contabilizan las diferencias de inventario. Para ello se compara la cantidad registrada de bienes en el sistema con los datos obtenidos a través de una inspección física. Dicha diferencia supone un ajuste de inventario y arroja el cálculo del valor de los productos restantes en el almacén.

 

Contabilizar el inventario final

 

El inventario permanente registrado en el sistema, el inventario inicial y el inventario obtenido tras la inspección física dan cuenta de todos los movimientos realizados durante el periodo económico que va a cerrarse.

Una vez realizado el asiento de ajuste de inventario, se procede a calcular el valor de los productos restantes en el almacén. En función a si la diferencia entre inventarios es mayor o menor, se decidirá si se debe debitar o acreditar a la cuenta. Finalizado este paso, el área de contabilidad calcula el balance económico obtenido durante el periodo en cuestión. 

 

Un SGA y sus ventajas frente a los ajustes de inventario

 

Como se puede comprobar, los ajuste de inventario requieren de precisión y un registro detallado de todos los movimientos que ocurren en el almacén. Investigaciones académicas inciden cada vez más en que la implementación de un software de gestión de almacenes puede agilizar y facilitar estos procesos en nuestro negocio. He aquí 11 elementos en este proceso que un SGA puede ayudarnos a manejar.

 

 

Un SGA y sus ventajas frente a los ajustes de inventario

 

1. El control en los niveles de existencia

 

Con el aumento de bienes se requiere un registro constante de los movimientos en el almacén. Gracias a la tecnología de un SGA, se pueden rastrear los niveles de existencia en todo momento, sin necesidad de realizar un conteo físico cada vez que nueva mercancía ingresa al almacén.

 

2. La ubicación de las existencias en el inventario

 

Muchos SGA son ideales para la gestión de almacenes porque no solamente registran la cantidad de productos, sino también su ubicación. Véase cómo este proyecto implementa mejoras al inventario de productos en un negocio de venta de juguetes. El proceso de picking se ve agilizado porque se añade la ubicación de los productos en el inventario. En almacenes más grandes incluso puede clasificarse el inventario utilizando un plano del lugar.

 

3. El point-and-click

 

La moderna tecnología que facilita el control de inventario mediante el almacenamiento de información previa. No hace falta ingresar los mismos datos más de una vez al registrar productos de la misma categoría. Basta con señalar y seleccionar aquello que aparece previamente registrado en el sistema.

 

4. El flujo de los productos en el almacén

 

Un SGA ayuda a evitar pérdidas en el inventario pues prioriza de manera automática la salida de productos cercanos a su  vencimiento. Además, puede programarse para alertarnos en cuando la fecha de caducidad de estos esté cerca. Ideal para los almacenes de alimentos o productos farmacéuticos, por ejemplo.

 

5. El adelanto de stock

 

Gracias al constante registro de los ajustes de inventario automatizados que realiza el SGA, es posible predecir y/o calcular la futura demanda que tendrá la mercancía del negocio. A esto se le conoce como adelanto de stock. El sistema puede, además, calcular la periodicidad de los ajustes y generar órdenes de reposición.

 

6. Los códigos de ajuste

 

La gestión de almacenes demanda que cada ajuste sea registrado para mayor control del estado del estado de los productos en el almacén. El software puede asignar códigos a cada concepto de ajuste de manera que las causas de estos también se contabilicen. Ello permite detectar problemas y evaluar soluciones ante altos registros de ajuste por robo o constante daño de mercancía.

 

7. Ajustes sistematizados

 

A través de un sistema centralizado, los ajustes de inventario por traslado no requieren que se ingrese nuevamente toda la información del producto en un nuevo archivo. Basta con indicar al sistema que se ha producido un traslado del producto X hacia el almacén o localización Y.

 

8. La clasificación de bienes

 

Sin duda, el orden que un SGA proporciona a la clasificación del inventario del almacén es uno de sus más grandes beneficios. Un inventario ordenado y por categorías agiliza la ejecución de la cadena logística de un negocio.

 

9. Información centralizada

 

En negocios que cuentan con múltiples almacenes, la centralización de la información referente al inventario es clave. Permite localizar la existencia de productos demandados por el cliente en más de un almacén. También se puede solicitar el traslado de bienes de un almacén a otro a través del sistema. Lo ideal es que el inventario se actualiza automáticamente. 

 

10. Control de precios y revalorización

 

La digitalización permite que un software de gestión de almacenes ajuste el precio de los productos en tu inventario sin modificar la cantidad de los mismos.

 

11. La constante actualización del inventario permanente

 

Si los flujos de entrada y salida en el almacén son bastante altos, la lectura de un código de barras a través de un SGA es lo ideal. De esta manera se automatiza el ajuste de inventario permanente.

 

 

¿Aún le quedan dudas? No se preocupe, nuestros expertos en consultoría logística están a su disposición. Le ayudaremos a encontrar el SGA que mejor se adapte a las necesidades de su negocio. ¡Contáctenos!

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