Recuento físico de inventario en almacén: un rompecabezas por resolver

Al igual que un ejército sin suministros, una empresa sin mercancía ha perdido la batalla. Para evitar estas incidencias, además del registro de existencias, es habitual que en el almacén se realice un recuento de inventario. Sin embargo, la pregunta latente es: ¿cómo optimizar y agilizar este proceso sin interrumpir el flujo de la cadena de suministro? Tenemos para usted en esta ocasión la última pieza del rompecabezas.

¿Qué es el recuento físico de inventario en almacén?

El recuento de inventario es un procedimiento a través del cual los operarios designados inspeccionan el número de existencias en el almacén. Simultáneamente, verifican que dicho número coincida correctamente con aquel que figura en el registro de inventario. En ocasiones puede resultar una tarea tediosa, pues conlleva numerar individualmente cada una de las existencias.  

Por lo general, se reconoce al recuento como una operación fundamental para la contabilidad de la empresa. Facilita la valoración de su beneficio económico y el cálculo de su estado financiero. Pero no exclusivamente. El recuento de inventario, además, facilita una correcta gestión del flujo de la mercancía en el almacén. Esto se debe a que se detectan y subsanan las diferencias de inventario y sus causas.

Beneficios de realizar un recuento de inventario

Véase este caso hipotético en un almacén de alimentos. En él, se identifican constantes discrepancias en el registro de alimentos en conserva. Los alimentos expiran y se reduce, a causa de esto, el número de existencia en el inventario. Los operarios encargados de la inspección proceden a realizar los respectivos ajustes de inventario. A continuación se evalúan los motivos que ocasionaron dichas discrepancias: otra mercancía con fecha de caducidad posterior fue expedida antes para la venta. Lo siguiente es buscar una futura solución al problema: priorizar la salida de productos con fecha de caducidad más próxima, en este caso. 

La fiabilidad del inventario

Toda toma de decisiones dentro del almacén se ejecuta en base al registro de existencias. Ello se debe a que es inviable realizar una inspección directa de la mercancía para la ejecución de cada actividad en el almacén. Pensemos, por ejemplo, en la gestión de grandes almacenes y centros de producción. Dichos espacios cuentan con un mayor flujo de mercancía que presenta diferentes cambios de estado de inventario. La cadena de suministro no puede detenerse para la toma de decisiones, estas deben ejecutarse en paralelo a su desarrollo.

Por este motivo es fundamental que el inventario sea lo más exacto posible. Tanto la administración como los operarios depositan su absoluta confianza en la información que figura en el registro de existencias. El recuento de inventario se encarga de reforzar esta fiabilidad.

¿Cómo se calculan la diferencias de inventario?

Al llevar a cabo un recuento físico de inventario los operarios designados evalúan y comparan los resultado de su inspección. Como consecuencia, suelen detectarse las llamas diferencias de inventario. Para su cálculo existen diferentes tipos de recuentos planificados por cada empresa a conveniencia. Estos se ejecutan de acuerdo con las características y necesidades de cada almacén.

Recuento periódico

Consiste en un recuento de inventario que se ejecuta en intervalos de tiempo, es decir, de manera mensual, semestral o anual. Los más comunes son los recuentos con el fin de la obtención de un inventario anual. Este es requerido por el departamento de contabilidad, el cual realiza un cierre del año fiscal a partir de estos datos.

Cuanto menor es la distancia entre los intervalos de tiempo para cada recuento, mayor es la fiabilidad del inventario. Sin embargo, mayor también es el coste que este recuento físico de inventario genera a la empresa, pues requiere que se interrumpan por completo toda actividad en el almacén. Por ello, es recomendable que se programe un recuento periódico fuera de las horas de recepción y expedición de mercancía en el almacén.

El personal asignado para este tipo de recuentos debe contar con conocimiento previo del espacio

Asimismo, el personal asignado para este tipo de recuentos debe contar con conocimiento previo del espacio y no ingresar por primera vez en el almacén para su ejecución. La desorientación de operarios ocasiona más errores que beneficios dado que retrasa su recuento.

Además, un recuento periódico demanda supervisión y un plan  detallado. Como ayuda para esta ardua y exhaustiva tarea, existen, por ejemplo, los llamados recuentos periódicos mediante tarjetas de doble cuerpo. Se trata de una solución analógica y aplicable a pequeños almacenes. En ella se asignan zonas de inspección a diferentes grupos cuyo trabajo se controlan mediante el uso de tarjetas.

Para grandes plantas de producción, en cambio, un sistema de gestión de almacenes  agiliza  y automatiza los recuentos periódicos a través de la lectura de códigos de barra en etiquetas.

Recuento cíclico

Además de tratarse de una actividad permanente en el almacén, el recuento de inventario, cuando es cíclico, requiere de menor cantidad de personal. Esto se debe a que el recuento se organiza por ciclos, es decir, que las existencias se inspeccionan por categorías y con diferente frecuencia.

Diversos estudios comprueban que el recuento cíclico de existencias resulta más fiable y atiende mejor a los criterios de cada almacén. La calidad de los datos del inventario aumenta, pues se recurre a sistemas de clasificación del tipo ABC.

Recuento por sistema de clasificación ABC

Además de responder a la demanda de los productos, las categorías de bienes A, B y C en el almacén atienden también a otras variables. Entre ellas se consideran:

• Las respuestas de los clientes ante el error de disponibilidad de dicho producto.

• Las características del producto.

• La dificultad de acceso a su proveedor.

El cálculo, ejecutado de manera minuciosa, determina la frecuencia con la cual se debe realizar el recuento de cada categoría. De esta manera se designa el trabajo a un determinado grupo de operarios en un determinado sector, evitando así la interrupción del resto de las operaciones en el almacén.  

Junto con lo anterior, se aliviana la carga de trabajo ocasionada por el recuento de inventario. Se priorizan aquellos productos  en los que tienden a presentarse diferencias de inventario, haciendo de su inspección una tarea más frecuente.

Un recuento cíclico dota al almacén de un inventario permanente, es decir, un registro constantemente actualizado y real.

Las diferencias de inventario: el verdadero rompecabezas

Un gran obstáculo para la administración del almacén son las llamadas discrepancias o diferencias de inventario. Algunos de los problemas que estas ocasionan a la empresa pueden ser:

• Exceso de existencias.

• Roturas de stock.

• Fallo en la trazabilidad de los productos en el almacén

• Interrupción en la producción por falta de existencias.

• Inversión en horas extra para subsanar las discrepancias.

• Valoración retrasada del estado económico real de la empresa.

De la misma manera, es posible que un mal recuento físico de inventario lleve a estos y a otros problemas anteriormente no mencionados. En cualquier caso, estudios coinciden en que los errores y la falta de fiabilidad del registro comprometen el crecimiento de la empresa.

¿Qué hacer ante un inventario que no cuadra?

En primer lugar, uno de los grandes errores ante las diferencias de inventario, es no atender a las causas de las mismas. El recuento y la posterior modificación de datos en el registro representan solamente el principio. Solamente cuando se atiende a solucionar las fallas en los procesos, se justifica la existencia de un recuento de inventario. Caso contrario, las discrepancias persisten.

Por este motivo, se considera que un inventario que no cuadra indica que existe un procedimiento que no ha sido ejecutado correctamente. Por ejemplo, una rotura de stock es señal de una orden de reposición que no fue emitida a tiempo. A raíz de ello, es probable que se determine que el recuento de dichos productos debe ejecutarse con mayor frecuencia.

La automatización del recuento físico de inventario

Las herramientas tecnológicas de hoy son una excelente forma de subsanar factores como el error humano. Pensemos un caso en el que se detectan diferencias de inventario ocasionadas durante la recepción de mercancía. Si el ingreso de nuevos productos presenta fallos por realizarse de forma manual, quizá haya llegado la hora de valerse de la informática y automatizar este registro.

El uso de un sistema de etiquetado con identificación por radiofrecuencia (RFID) es una solución idónea para almacenes con alto flujo de mercancía. Los recuentos de inventario se agilizan y simplifican, pues los productos se localizan rápidamente a través de la lectura de un código de barra. De hecho, gracias a las posibilidades que ofrecen los software de gestión de almacenes, la tarea resulta cada vez menos tediosa.

La pieza para el recuento de inventario que su almacén necesita

Independientemente del tipo de inventario que se ejecute en su almacén, tenga por seguro que con su IMB AS400 se tratará de registro completamente fiable. Las herramientas proporcionadas por este SGA le permitirán mantener un almacén ordenado y un inventario confiable. Además, en coordinación con un sistema ERP, facilitará los datos pertinentes para mantenerse en comunicación con sus proveedores y clientes.

Desde luego, con un SGA las diferencias en el inventario de su almacén se reducen y se corrigen los errores previos ocasionados por el desorden. No dude en depositar su confianza en nuestros servicios de consultoría logística. Le asesoraremos de la mejor manera a fin de elevar las posibilidades de crecimiento de su negocio.