¿Qué es un Warehouse Management System?

Written by on 27 junio, 2019

El Warehouse Management System es un programa informático enfocado al sector logístico con la finalidad de facilitar las gestiones propias del almacén. En la última década el concepto de almacén va más allá de un simple lugar físico de almacenaje, control y abastecimiento de materiales. Los volúmenes de materiales en movimiento son cada vez mayores y requieren de un control exhaustivo de gestión.

En este contexto, los WMS

 cumplen tres funciones principales: controlar el stock, registrar productos de entrada y salida y gestionar la ubicación de los productos almacenados.

¿Qué es el Warehouse Management System?

El Warehouse Management System (WMS) es un software de sistema de gestión de almacenes también conocido como Software SGA por sus siglas en español. A través de su programa el WMS permite controlar la organización y las distintas operaciones propias del almacén.  El software controla en todo momento los materiales del almacén, desde el mismo instante que ingresa la materia prima hasta su salida de las instalaciones.

Además, los sistemas de gestión de almacenes cumplen la función de mantener el nivel de stock y las necesidades de reponer los productos almacenados. Esta información es muy valiosa para evitar posibles roturas en el stock, conocer la situación real in situ de los materiales en tránsito y su fecha de ingreso a las instalaciones.

Pero el WMS realmente va más allá de lo que podamos imaginar. El software no solo proporciona transparencia y ubicación en el inventario de la empresa a tiempo real. También permite conocer y gestionar unidades que se encuentran en tránsito; gestionar operaciones desde el mismo fabricante al almacén y posteriormente a un minorista. Para fortalecer aún más el ciclo logístico se usa combinado a un TMS, Transportation Management System, o sistema de gestión de transporte.

¿Cómo funciona un Warehouse Management System?

Los sistemas de gestión de almacenes cumplen con los objetivos de mantener las existencias de las mercancías, ubicarlas en el almacén e informar de todos los movimientos propios del ciclo logístico. Estas capacidades se consiguen registrando todos los movimientos presentes dentro y fuera del almacén, para incorporarlos a una firme base de datos.

Un SGA almacén cumple a nivel general con las siguientes funciones:

  1. Gestiona los movimientos de los materiales y su ubicación.
Controlando su localización en todo momento para facilitar el proceso de recogida.
  2. El software identifica y controla la mercancía mediante códigos de barras o identificación por radiofrecuencia (RFID).
La captura de datos logísticos ofrece información detallada sobre el producto, como: peso, origen, lote de carga, números de serie o, en caso de ser productos perecederos, fecha de caducidad.
  3. El espacio usado para almacenar productos se optimiza de manera eficiente. Esto puede llevarse a cabo con mecanismos tan sorprendentes como la gestión de ubicaciones caóticas con dimensión variable.
  4. El WMS trabaja a partir de un módulo para el control de lotes, números de serie y caducidad de los productos.
  5. La trazabilidad queda controlada desde el proceso productivo hasta su distribución.
  6. Al WMS se le integran las tecnologías de radiofrecuencia, pick by voice, pick/put to light y RFID entre otros.
  7. Funcionan para la gestión de multi-almacenes.
  8. Planifican, gestionan y seleccionan las mejores rutas para los distintos flujos de la mercancía.
  9. Control avanzado sobre equipos automatizados y preparación de los pedidos.
  10. Identificación y control de mercancía por múltiples códigos de barras y por medio de radiofrecuencia.

¿Qué tipos de WMS podemos encontrar?

Los sistemas de gestión de almacenes son muy variados. El tipo de WMS, el tamaño y las características, van a venir definidas en función de la naturaleza de la propia empresa. El software puede desarrollarse como módulos independientes dentro del ERP o como parte de ejecución de la cadena de suministro.

Su complejidad es muy variada. Algunas empresas muy pequeñas siguen usando hojas de cálculo, documentos impresos u otros archivos, pero en general las pymes cuentan con programas de gestión complejos y avanzados que facilitan la gestión diaria.

Con respecto a los proveedores de SGA existen versiones que pueden adaptarse a los diferentes tamaños de las empresas y organizaciones. Algunas desarrollan y crean su programa a medida, pero suele ser más sencillo implementar los software a través de un proveedor conocido.

Operaciones en Almacenes del software SGA

Los software SGA o WMS desarrollan importantes funciones en las gestión de los almacenes y centros de distribución de las pymes y grandes empresas; planificación, control de stock, almacenamiento o embalaje, entre otras áreas de administración.

Las operaciones principales que desarrolla un WMS son las siguientes:

Planificación de almacén

Mediante operaciones de organización de flujos de trabajo personalizados por la empresa. Se obtienen inventarios optimizados a través de una selección y diseño de almacén de respuesta lógica. El software aprovecha el espacio de almacenamiento al máximo estableciendo ubicaciones de intervalos y considerando las variaciones en el inventario, logrando que el centro logístico sea funcional.

Otros factores a tener en cuenta al planificar el almacén son las previsiones de crecimiento a medio y largo plazo y los métodos de almacenamiento utilizados dependiendo de la estacionalidad o el nivel de demanda de productos.

Inventario monitorizado

La monitorización de inventario facilita una toma de decisiones transparente. El uso de sistemas modernos y avanzados son una pieza clave para un seguimiento estricto del inventario. El seguimiento por identificación automática, la radiofrecuencia (RFID), los códigos de barras, la captura de datos (AIDC) garantizan la localización rápida de los productos.

Recibir y almacenar

Se usa tecnología pick-to-voice, put-to-light o pick-to-light  para guiar a los trabajadores a los procesos de preparación de los productos. Los sistemas por voz o mediante luces son los preferidos para las labores de almacenamiento y rescate de inventario, pues conducen a los trabajadores de forma rápida hasta los productos que deben almacenar o recoger.

El software de gestión de almacén se encarga de emitir las órdenes y controlar que las operaciones se realicen de forma correcta.

Recoger y embalar

El proceso de picking es una de las actividades más importantes de la cadena de suministro, y su correcto desempeño va a permitir mejorar la eficiencia de nuestro almacén. Los trabajadores de almacén pueden usar la selección por zonas, recogida en lote, recogida de pedido único o la recogida por oleadas. Las tareas de pick-and-pack se resuelven con facilidad mediante la zonificación de lotes y la intercalación de tareas.

Envíos

Las operaciones mediante WMS
 agilizan los envíos ya que permite generar facturas, listas de embalaje y notificaciones a los destinatarios de forma anticipada.

Control laboral

Los gerentes de almacén pueden monitorear las funciones de los operarios, su desempeño y efectividad por medio de indicadores (KPI). Esto permite también considerar y premiar de manera justa al mejor trabajador.

Administración de muelles

Los muelles de carga son el punto de acceso al almacén, un factor a tener en cuenta en la gestión del centro logístico para ofrecer un servicio rápido y eficaz. Los software WMS cumplen, entre otras, las siguientes funciones:

  • Guía eficazmente a conductores de camiones a través de andenes o astilleros evitando errores y pérdidas de tiempo. También los WMS forman parte en los procesos de cross-docking.
  • Administración de astilleros y andenes, que ayuda a los conductores de camiones a ingresar a un almacén para encontrar los muelles de carga adecuados. Un uso más complejo del patio y la gestión de muelles permite el cross-docking sin colocación de producto en stock, ni operaciones de picking.

Elaboración de informes

Básicos para comprobar el rendimiento de la empresa. Los gerentes pueden comprobar y analizar
 las diferentes operaciones dentro del depósito.

Conclusión

En conclusión, los sistemas de gestión de almacenes o WMS facilitan la etapa de almacenaje de productos, reducen las tareas administrativas, agilizan los procesos de logística, optimizan los costes y reducen los tiempos de acción. Esto se traduce en clientes satisfechos con los servicios que ofrece la empresa, y satisfacción de pymes y grandes empresas con el software de gestión porque aumenta la precisión en el trabajo y la productividad.

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