Cómo organizar un almacén logístico

Written by on 28 mayo, 2019

Una sólida gestión de almacenes es la base de toda empresa de distribución de éxito. La correcta organización de un almacén logístico puede impulsar tu negocio hacia un modelo en el que los clientes están satisfechos o, si no se desarrolla con precisión, puede llegar a destruirlo.

En este artículo vamos a analizar todos los aspectos necesarios para que el centro logístico funcione a la perfección: organización, procesos y selección de un Sistema de Gestión de Almacenes efectivo.

Cómo organizar un almacén logístico

Según el informe de investigación de compras desarrollado por Omni-channel, el 80% de los consumidores califican el coste y la velocidad de envío como un factor extremadamente influyente para realizar las compras. Mientras que el componente precio tiene características de persuasión. Lo que significa que la necesidad de una gestión eficaz del almacén es más importante que nunca.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es el hecho de organizar y controlar todo lo que ocurre dentro de su centro logístico, y tener la certeza de que todo funcione de la manera más óptima posible. Algunas de las tareas que se desarrollan son:

  • Organización del almacén y su inventario.
  • Tener y mantener el equipo adecuado.
  • Gestión de nuevos stocks que se incorporan a la instalación.
  • Localización, embalaje y envío de pedidos.
  • Seguimiento y mejora del rendimiento del almacén.

La mayoría de los mayoristas de alto crecimiento aplican herramientas de automatización para controlar esta parte de su cadena de suministro, como las Warehouse Management System, WMS. Sin embargo, hay muchos aspectos que deben considerarse desde un punto de vista manual.

Organización del almacén

El paso más importante para optimizar las operaciones de su almacén es asegurarse de tener todo lo necesario para su funcionamiento de la manera más eficiente. Esto es lo que necesitas para organizar el centro de almacenamiento:

Disposición general del almacén

La planificación del diseño de su almacén se centra en mantener el equilibrio entre:

  1. Disponer de espacio suficiente para almacenar todo el inventario.
  2. Habilitar corredores y espacios con la amplitud necesaria para que el personal pueda moverse y completar sus tareas con eficacia. Es decir, favorecer la movilidad.

Y esto generalmente requiere, dependiendo de los requisitos comerciales individuales, tener un espacio diseñado para albergar las siguientes áreas:

  • Área de recepción de stock y nuevos productos.
  • Zona de desembalaje y reserva de productos en stock.
  • Oficina de almacén.
  • Área de almacenaje principal.
  • Zona de almacenamiento para excedente de stock y productos obsoletos.
  • Área de empaquetado.
  • Estación de envío.

Esto puede ser complicado, especialmente cuando se trata de un espacio limitado. Por lo tanto, es mejor hacer un esquema a escala del diseño del almacén antes de configurarlo o cambiar la distribución que ya tiene.

El uso de un sistema Grid facilita la disposición del almacén, garantizando la maniobrabilidad y el espacio de paso.

Área de etiquetado del almacén

Realizar una gestión efectiva del almacén es imprescindible para que los trabajadores puedan conocer exactamente donde se encuentra el producto. Para ello hay que establecer nombres a las distintas ubicaciones y que el stock refleje claramente esta denominación para su localización.

Ser prácticos es imprescindible para evitar errores. El uso combinaciones alfanuméricas simples ayudan al personal a entender y descifrar el lugar exacto en el que se encuentra el producto y reduce el tiempo de recogida.

Por ejemplo, utilizar etiquetas específicas para filas, estantes y contenedores. Así, si se buscan los pantalones vaqueros azules, los empleados tendrán que ir a la Fila B, Estante C, Bandeja 4. No habrá otro contenedor con esta referencia y será fácil de localizar.

Los almacenes más complejos que alberguen más contenedores necesitarán agregar mayor detalle para conseguir su objetivo, incluso los almacenes más grandes pueden dividirse en diferentes áreas para cada fila o para cada instalación en su conjunto.

La información detallada sobre el etiquetado depende totalmente del tamaño de la instalación, la complejidad de las operaciones de su almacén y una variedad de otros factores.

Pero en definitiva, la premisa es que cuanto más grandes sean las instalaciones, más exacto será el etiquetado para lograr una gestión óptima del almacén.

Cómo organizar el inventario en el almacén

Un almacén está diseñado y cuenta con las mejores herramientas de etiquetado para que el desempeño del negocio sea el óptimo. Pero, ¿Cómo se determina la ubicación exacta en la que se debe almacenar cada producto?

En base a una investigación de Veeqo, expertos en gestión de inventario, el 60% de las ventas provienen de solo el 20% de los productos. Mantener los productos mejor vendido cerca del área de embalaje reducirá el tiempo dedicado a la localización del producto. En resumen:

  1. Identifica el 20% de productos más demandados según los datos de ventas anteriores;
  2. Almacénalos lo más cerca posible de la zona de embalaje.

Análisis ABC

El método de clasificación Análisis ABC es frecuentemente utilizado en la gestión de inventarios, ya que proporciona información útil en este ámbito de la gestión de almacenes. Además, permite identificar productos con un gran impacto y crear nuevas categorías de productos con distintos niveles de control.

Para gestionar el stock hay que dividir todo el inventario disponible en tres grupos: A, B y C.

  • Clase A: Stock de alto valor con un bajo nivel de ventas.
  • Clase B: Existencias de valor moderado con frecuencia de ventas moderada.
  • Clase C: Provisiones de bajo valor con altas ventas.

Atendiendo a este análisis, se puede confirmar que los artículos de Clase C se ubicarán más cerca de la zona de embalaje, mientras que los productos de Clase A estarán más alejados.

Incluso, algunos artículos pequeños y con poco peso pueden venderse con la frecuencia suficiente para justificar que se almacenen en estantes sobre los propios paquetes. Así, los encargados de embalar los productos pueden agregarlos rápidamente a pedidos relevantes y el personal puede enfocarse en recoger artículos de mayor tamaño.

Tener la capacidad de identificar qué productos se venden de forma conjunta ayudan a reducir el tiempo de recogida de productos ya que deberán almacenarse con contigüidad.

Reorganizar el almacén

No tengas miedo a reorganizar el almacén. Es cierto que puede suponer un importante gasto en tiempo y recursos y puede parecer complicado en relación a los beneficios que a priori va a conllevar. Sin embargo, un almacén organizado de manera óptima puede ahorrar mucho tiempo y reducir considerablemente los costos para la totalidad de la gestión de la cadena de suministro.

Por otro lado, las ineficiencias pueden obstaculizar seriamente el crecimiento. Así que, evalúa regularmente y, si es necesario, actualiza o reorganiza tu almacén.

Un ejemplo de reorganización, es el de aquella empresa cuyo producto más vendido en verano no corresponda con el más vendido en invierno, o viceversa. O aquellos productos que únicamente se venden durante unas fechas clave en el año. Incluso, la modificación del precio de ciertos productos que ahora no se venden con la misma frecuencia.

En estos casos conviene reorganizar el almacén según su estacionalidad, acercando o alejando los productos según la época del año.

Recepción y gestión de nuevos stocks

Los productos en stock no aparecen de la nada. Y, por lo tanto, una parte crítica de la gestión de almacenes es poder recibir, desempaquetar, almacenar y reservar el nuevo inventario de la manera más eficiente posible.

Cuanto más rápido se gestione el stock, más rápido estarán los productos disponibles para la venta. Y lo que es más, cualquier error o ineficiencia en este proceso afectará en cascada al resto de actividades de la cadena de suministro.

Aspectos básicos para la gestión de inventario

  • Tener espacio apropiado: Debe haber suficiente espacio en el área de recepción para alojar temporalmente el stock recién entregado sin riesgo de daño y para que el equipo realice las tareas necesarias con él.
  • Asignar trabajadores: Las nuevas acciones deben realizarse lo antes posible, no dejar que se acumulen. Asegurarse que las tareas asignadas a cada trabajador son claras para que se desarrollen de forma rápida y eficaz.
  • Registrar todas las entradas: Es una buena idea registrar los detalles relevantes de la operación, así, si existe algún contratiempo, se puede recurrir a este registro para solucionarlo. Por ejemplo, la fecha exacta en la que llegan los productos y se guardan.
  • Inspeccionar cuidadosamente: Es recomendable dedicar tiempo y recursos para garantizar que todas las nuevas entregas se han realizado correctamente y sin ningún tipo de daño. Esta es una gran oportunidad para identificar cualquier proveedor, problemas de envío o empaquetado.
  • Almacenaje. Agregar el etiquetado o los códigos de barras necesarios a cada producto antes de guardar físicamente el stock en el depósito correspondiente.
  • Actualizar inventario: Asegurarse de que todos los niveles de existencias se actualizan correctamente en cada canal de ventas o sistema de gestión de inventario, lo que significa que está activo y listo para la compra.

Recepción a través de escáner digital móvil.

Utilizar un dispositivo escáner móvil agiliza el proceso de recepción consiguiendo que sea más rápido y preciso. En vez de controlar los productos frente a un ordenador de forma individualizada, esta herramienta permite:

1.- Escanear un producto u orden de compra

2.- Actualizar en el dispositivo los niveles de inventario, indicando que el producto en stock está disponible para su venta.

3.- Guardar el producto en su lugar indicado en el almacén

Estrategias de Ejecución en la Gestión de Almacenes

Ser capaz de cumplir con los pedidos de manera rápida y precisa es un elemento básico para una buena gestión de almacenes. Después de todo, es en gran medida la principal razón por la que existe el almacén.

Para conseguirlo es necesario desarrollar las tareas de recogida, embalaje, envío y distribución:

Elegir el sistema de picking óptimo

El picking puede parecer un concepto simple al principio. Y es así cuando son pocos los pedidos que se van a procesar. Esto cambia cuando el volumen de pedidos se incrementa a cientos o miles de múltiples artículos cada día. De hecho, el 70% del tiempo se gasta en seleccionar los productos y los empleados encargados de recoger los artículos pasan el 60% de su jornada andando por el almacén.

Por lo tanto, la implementación de un sólido sistema de picking puede tener un gran impacto en la productividad del sistema de distribución. Estos son los principales métodos de selección utilizados por los bazares de mediano y gran tamaño:

Pedido único

Este es el método de selección más básico, generalmente es utilizado sólo en las cadenas que están empezando. En pocas palabras, los encargados de selección elegirán únicamente un pedido a la vez, cuando esté completo se pasa al siguiente.

Ideal para las cadenas de distribución que en sus inicios no son lo suficientemente grandes como para obtener los beneficios de métodos de selección más complejos.

Conviene evitar si se envían más de 20 pedidos de clientes al día, o planea hacerlo en un futuro cercano.

Recogida en lote

Al encargado de recoger los productos se le asigna un lote que consta de una serie de pedidos, los recoge de una vez y luego los devuelve a una mesa de empaquetado. Al finalizar esta tarea se asignará un nuevo lote para seleccionar.

El número de pedidos asignados a cada lote generalmente está entre 10 y 30. Pero esto realmente depende del tamaño físico de los productos y del tamaño promedio de los pedidos.

Ideal para un alto número de pedidos con uno o un número reducido de productos por pedido.

Evitar si tiene una gran cantidad de productos por pedido, o planea tenerlos en un futuro próximo.

Selección por zona

Este sistema asigna a cada empleado una zona del almacén, y su función es recoger los productos almacenados en ese espacio específico. Se envía una orden a todas las áreas para que los empleados de dichas zonas agreguen los artículos requeridos en esa zona antes de devolverlos a la mesa de empaquetado.

Perfecto para evitar que varios preparadores de pedidos se interpongan entre sí, también puede generar un ligero retraso en el envío, ya que cada pedido debe reagruparse.

Ideal para cadenas de distribución que generalmente envían un gran volumen de pedidos con múltiples artículos.

Evitar si el número de artículos por pedido es bajo o el almacén cuenta con muy pocos encargados de seleccionar productos.

Wave Picking

También conocido como picking por oleadas, es similar a la selección por zona, pero todas las zonas seleccionan al mismo tiempo. Los diversos artículos se seleccionan en la zona correspondiente y luego se entregan a un encargado que embalará el pedido y unirá todas las selecciones para cada encargo.

Es un sistema más rápido que el picking por zona, pero los costos de mano de obra aumentan debido a que el embalador necesita pasar más tiempo combinando pedidos antes de ser enviados.

Ideal para superficies que generalmente envían un gran volumen de pedidos con múltiples artículos y desean mantener un proceso súper rápido.

Evitar si se envían pedidos con un bajo número de artículos, tienen pocos empleados dedicados a seleccionar los artículos o el coste es más importante que la velocidad de envío.

Optimizar el proceso de embalaje

El empaquetado es mucho más que depositar artículos en una caja en el menor tiempo posible. Es una oportunidad para confirmar que se están enviando los productos correctos a los cliente indicados de forma eficiente. Para optimizar el proceso debes considerar:

Tamaño de la caja

Cada vez más, las compañías de envío están incorporando la dimensión de cada paquete a sus precios, en lugar de basarse únicamente en el peso. Esto significa que los tamaños de las cajas tiene un impacto directo en los costos.

Sin embargo, tener diferentes opciones de tamaño de caja es una excelente manera de abrumar a los embaladores y ralentizar severamente las operaciones de almacén.

Hay que alcanzar un equilibrio del que dependan las necesidades comerciales individuales.

Si sabe que todos los pedidos tienen el mismo tamaño físico, entonces tiene sentido tener un tamaño de caja, y es mucho más fácil para el encargado de empaquetar.

Pero, generalmente un centro de distribución típico generalmente trabajará con 3 o 5 paquetes de diferentes tamaños. De esta forma, es fácilmente manejable para los empleados y al mismo tiempo deja espacio para minimizar los costes de mensajería.

Material de embalaje

Otro elemento del proceso de embalaje es elegir el material más adecuado. Se trata de encontrar un equilibrio entre:

  1. Mantener las mercancías protegidas durante el envío.
  2. Minimizar el peso total del paquete, y por lo tanto, los costes de mensajería.
  3. Mantener el propio coste del material de embalaje.

Obviamente, el empaquetado utilizado para un producto frágil será de mayor calidad y más costoso que para un artículo común que no pueda romperse.

Por lo tanto, vale la pena analizar el catálogo de productos, y el historial de entrega de artículos dañados, para determinar la gama de materiales de empaquetado que necesita tener disponibles.

Algunos de los materiales más utilizados son para evitar daños son los plásticos de burbujas, embalaje de maní, papel en trizas, papel arrugado y almohadas de aire.

Envío de pedidos

Los siguientes pasos en el proceso de gestión de su almacén son bastante sencillos:

  1. Pesar el paquete.
  2. Imprimir la etiqueta de envío correspondiente y la factura, si aún no lo ha hecho.
  3. Marcar el pedido como Enviado en el canal de ventas o el Sistema de gestión de pedidos.
  4. Enviar correos electrónicos de confirmación de envío y seguimiento al cliente, un sistema de gestión de pedidos de calidad lo hará por usted automáticamente.

Medición del rendimiento del almacén

Hacer un seguimiento del rendimiento y trabajar para mejorarlo es esencial cuando se tratan todas las partes de la gestión de la cadena de suministro. Y no es diferente cuando se trata de la gestión de almacenes.

En general, se trata:

  1. Exactitud en el cumplimiento de los pedidos de los clientes, sin daños.
  2. Velocidad en la entrega de los pedidos de los clientes, sin daños.

Teniendo esto en cuenta, los principales KPI que tienes para realizar un seguimiento para medir específicamente el éxito del proceso de gestión del almacén son:

Eficacia de recepción

Esta métrica evalúa el tiempo que tarda el equipo en completar la recepción y almacenamiento de una orden de compra recién entregada. Es una buena idea registrar las marcas de tiempo exactas para los siguientes hitos:

  • Nuevas existencias son recibidas.
  • El stock esté listo para almacenar.
  • Una vez que los artículos han sido almacenados.

Finalmente, puede calcular la diferencia de tiempo entre cada punto y calcular un promedio para el mes, lo que le permite ver cómo el desempeño está mejorando en este área del almacén.

Tasa de Devolución

La devolución de un pedido no siempre se debe a un problema en el almacén, es posible que un cliente haya tenido el famoso remordimiento del comprador.

La clave para obtener el mejor rendimiento en este aspecto es conocer la razón por la que se ha devuelto el producto. De esta manera, el gerente de operaciones pueden comenzar a ver las razones exactas por las que este KPI puede ser alto y poner en práctica estrategias para resolverlo.

Determina varias razones de retorno diferentes y use la siguiente ecuación para analizar cada una:

Tasa de Devolución = Nº de unidades devueltas/Nº de unidades vendidas

Precisión de la selección

Reconocer y segmentar la tasa de devolución adecuadamente permite analizar la precisión en las selección de productos, un dato particularmente importante.

Para calcular la precisión en la selección hay que contabilizar el número total de pedidos en un período junto con los datos de la tasa de Devolución. El resultado de este KPI es la siguiente ecuación:

Precisión en la selección= [(Nº Pedidos Totales – Artículos devueltos)/Nº Total de Pedidos] x100

Plazo de entrega del pedido

El plazo de entrega del pedido, o el tiempo promedio de procesamiento del pedido, es simplemente el tiempo que tarda un cliente en recibir un pedido.

Es posible que desee dividir esto en varias categorías. Por ejemplo: pedidos internacionales, pedidos de Amazon Prime, pedidos de productos especiales o artículos de gran tamaño.

En general, cuanto más bajo sea el tiempo de entrega del pedido, más felices estarán los clientes, siempre que llegue en perfectas condiciones.

Elegir un sistema de gestión de almacenes SGA

Los sistemas de administración de almacenes, WMS por sus siglas en inglés, o los software de administración básicamente pueden reducir gran parte del trabajo en todos los procesos anteriores.

El objetivo es automatizar y digitalizar tanto como sea posible. Consiguiendo:

    • Mantener todo organizado, monitorizado y documentado.
    • Elegir con la mayor precisión posible.
    • Acelerar toda la operación logística.

Analizar toda la información para descifrar cuándo actualizar y qué buscar en un software de gestión de almacenes es una tarea muy dificultosa.

Cuándo actualizar a un sistema de gestión de almacenes

Al igual que ocurre con muchas cosas, depende totalmente de las necesidades comerciales individuales de cada empresa. Cada almacén marcará el momento en el que esté listo para actualizar los Sistemas de administración de almacenes.

O incluso simplemente comience a usar un SGA en lugar de continuar administrando manualmente. Para saber cuál es un buen momento para actualizar el Sistema de Gestión de Almacenes es conveniente tener en cuenta estas cuestiones:

  • Si la tasa de precisión en la selección de productos no es del 99,99% y supone unos altos costes para la empresa el error humano en la recogida de artículos.
  • Si el número de pedido tramitados cada día y la facturación anual es elevada.
  • Los beneficios de mejorar los KPI medidos en el almacén.
  • Optimización de los recursos humanos en el desempeño de las tareas
  • El potencial de crecimiento a corto y medio plazo que quiere alcanzar el almacén

Qué buscar en un sistema de gestión de almacenes.

Encontrar el sistema de gestión de almacenes correcto para cada negocio depende de sus aspectos exclusivos. Pero, a grandes rasgos, estos son los principales aspectos que los centros de distribución deben tener en cuenta cuando deciden:

  • Organización del almacén: Indica las ubicaciones exactas para cada SKU y aconseja la ruta más eficiente para llegar a este punto del almacén.
  • Operaciones con código de barras digital: Utiliza escáneres móviles y códigos de barras para minimizar la necesidad de papel y optimizar la precisión al recoger, empaquetar y almacenar el nuevo stock.
  • Integraciones deseadas: Tiene una integración (o se puede construir una integración) con todas las tiendas necesarias, mercados, socios de envío, número de almacenes y cualquier otro aspecto exclusivo del negocio.
  • Sistema fácil de usar . Plataforma sencilla diseñada para ser fácil de operar y de aprender por parte de todos los miembros del equipo actual, temporal y futuro.
  • Soluciones todo en uno: Capacidad para manejar y administrar otras áreas importantes de la operación logística, incluido pedidos, inventario y envío.
  • Informes y responsabilidad: Rastrea y mantiene un historial de cada acción realizada en el almacén y qué miembro del equipo ofrece informes de KPI de alto nivel y responsabilidad del personal.

Conclusión

La gestión de almacenes es una tarea compleja con una gran variedad de aspectos a tener en cuenta para que el funcionamiento sea el óptimo. Hacerlo correctamente puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso. Todo se reduce a:

  • Organizar el diseño del almacén correctamente y organizar el inventario dentro de este.
  • Disponer de un sistema depurado para que el personal repita una y otra vez cuando se trata de recibir existencias y cumplir con los pedidos.
  • Medir la eficiencia, identificando y arreglando las áreas problemáticas.
  • Saber cuándo es el momento de invertir en un SGA, Sistema de Gestión de Almacenes digital.

Conseguir desarrollar correctamente estos procesos es un gran paso para que el funcionamiento del almacén sea preciso y lograr cumplir con los pedidos de los clientes de forma rápida y minuciosa.

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