PDA para almacén: cómo benefician a mi almacén

Written by on 25 de julio de 2022

El uso de PDA para almacén inteligente, gestionado a la vez por un Software de Gestión (SGA o ERP), facilita, agiliza y beneficia todos los procesos logísticos. Esto incluye no solo la preparación de pedidos sino también el control del stock.

Pero, ¿qué es un PDA (Personal Digital Assistant) y en qué grado pueden beneficiar a tu almacén? Lo explicamos con detalle y ejemplos prácticos.

Qué son los PDA para almacén

Los terminales portátiles, también llamados PDA (Personal Digital Assistant) son dispositivos de pequeño tamaño. Podría denominarse también como una computadora u ordenador de bolsillo por su diseño y forma.

Entre sus funciones encontramos las de ordenador, servicios de telefonía móvil, fax, navegador web, organizador personal o GPS.

Además de su tamaño reducido, cuentan con otras características comunes, aunque no se cumplan siempre:

  • Disponen de pantalla táctil: especialmente los dispositivos más modernos (los modelos anteriores contaban con un teclado con números y letras vocales y consonantes).
  • Almacenamiento interno: con la posibilidad de incorporar además una tarjeta de memoria.
  • Conectividad: facilitando que puedan vincularse a otros dispositivos (como ordenadores), bien por cable USB o de manera inalámbrica.
  • Sincronización: entre el terminal portátil y otras herramientas digitales que formen parte del mismo sistema. 

Aunque su uso se ha extendido a muchos campos y negocios, es muy común disponer de terminales de radiofrecuencia en el ámbito de la logística. La razón es que las características antes mencionadas los convierten en herramientas útiles para la gestión de la mercancía dentro del almacén.

Tipos de terminales

Existen diferentes formatos y tipos de terminales de radiofrecuencia almacén. De manera general, se dividen en dos grupos, aunque dentro de cada uno de ellos hay subtipos.

Terminales de mano

Se caracterizan por disponer de un teclado manual (táctil o no), por lo que se recomienda en almacenes donde los operarios tienen al menos una mano libre. Dentro de este grupo son comunes los dispositivos:

  • Pistolas de radiofrecuencia: permiten una gran libertad de movimientos, especialmente para el escaneo.
  • Tabletas industriales: grandes y resistentes, por lo que se recomiendan en industrias expuestas a condiciones adversas.
  • Dispositivo con teclado: recomendado para entornos exigentes donde el control de stock es clave.

A la hora de elegir un terminal de PDA para un almacén es importante valorar el fabricante. Uno de los más conocidos y recomendados por expertos en logística es Honeywell, cuyos modelos cuentan con muchas funcionalidades extra, como la impresión de etiquetas.

Por otro lado, es igualmente importante que los dispositivos estén configurados en el idioma correcto. Debido a su éxito internacional y el uso de PDAs en almacenes de todo el mundo, ofrecen reconocimiento de voz y escritura en diferentes lenguas, como el español, el inglés o incluso el hangul (alfabeto coreano de carácteres Han). Esta alternativa es favorable para empresas e industrias que disponen de naves en diferentes localizaciones. Los PDAs pueden estar en una u otra lengua, según si el almacén está en Corea o España, por ejemplo, pero compartir base de datos.

Terminales manos libres

Estos dispositivos funcionan con un software de reconocimiento por voz. Gracias a este sistema, el operario mantiene las dos manos libres. Así mejora su productividad y también su seguridad en caso de que deba manipular mercancías pesadas. Estos PDA puedes instalarse en:

  • Carretillas o transpaletas con radiofrecuencia: el PDA se instala en el propio vehículo de transporte industrial.
  • Terminales wearables: el operario puede colocarlos en su cinturón o, con una funda, en el antebrazo.

Terminales según su sistema operativo

Los PDA también pueden dividirse según su sistema operativo. Estos son los más comunes y los más presentes y solicitados en el mercado:

  • Palm (OS): suponen casi un 41% del total de mercado.
  • iOS: todos los dispositivos y hardware de Apple operan con él.
  • Pocket PC (Windows Mobile): con un 40% de la cuota de mercado.
  • Android: al ser el sistema operativo de Google, lo usan la mayoría de los PDA de marca Samsung, LG o Sony.

PDA para almacenes

El principal objetivo de usar PDAs o terminales de radiofrecuencia en almacenes es gestionar el stock. Este control automatizado supone menos errores humanos y mayor agilidad. Su facilidad de uso, además de la conexión inalámbrica y la capacidad de almacenamiento, los hacen imprescindibles en el almacén inteligente.

No obstante, no solo sirven para controlar el inventario. El PDA para almacén también permite que el operario que lo maneja reciba órdenes sobre el picking, registre los movimientos de mercancía o incluso imprima etiquetas o códigos de barras. Es decir, desde un PDA pueden realizarse todas las operaciones logísticas.

Esto solo es posible en almacenes han etiquetado los productos correctamente. Para ello, desde nuestra consultoría logística recomendamos el uso del software NiceLabel. Con él se diseñan e imprimen las etiquetas internas y externas de un almacén sin comprometer la calidad o el cumplimiento de las normativas.

Por lo tanto, los trabajadores que disponen de PDA dentro de la cadena logística pueden consultar datos actualizados sobre el producto. Esto incluye también el proceso de preparación, envío y recepción del pedido por parte del cliente. Los terminales pueden usarse como Terminal Punto de Venta (TPV) y recoger la firma de confirmación de entrega. 

De este modo se mejora y se centraliza la trazabilidad de cada unidad de carga dentro y fuera del almacén.

Ejemplo de uso de terminales de radiofrecuencia

Aunque los dispositivos PDA pueden implementarse con éxito en diferentes entornos e industrias, una de las más beneficiadas es la hospitalaria. Durante un estudio en los centros sanitarios de Andalucía, se demostró cómo centralizar la información en un solo sistema mejora la atención y la gestión interna.

En concreto, los PDAs se implementaron en las salas de hospitalización de un hospital de Málaga. Gracias a estos dispositivos había un acceso general y fiable a los datos de abastecimiento. Para ello, primero se etiquetaron todos los productos.

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Los PDA para almacén permiten realizar tareas logísticas de todo tipo desde un mismo dispositivo.

Aplicaciones de los terminales en logística

Como hemos visto, existen diferentes aplicaciones de los PDAs para almacén. Según las características y necesidades logísticas de la nave y la empresa, se requieren unas u otras. 

No obstante, estos son sus usos más comunes:

  • Control del inventario: con un PDA el trabajador puede escanear productos, añadir datos y disponer de información actualizada sobre la trazabilidad.

 

  • Gestión de envíos y llegadas: con los PDAs se puede registrar cada movimiento, introduciendo fácilmente nuevas mercancías en el sistema.
"La información sobre el paquete es tan importante como la propia entrega". - Frederick W. Smith, founder and CEO of FedEx

«La información sobre el paquete es tan importante como la propia entrega». – Frederick W. Smith, founder and CEO of FedEx

  • Asistencia en ventas: el uso del PDA no debe quedarse en el almacén, también puede ser interesante que los comerciales o vendedores cuenten con uno. Desde él consultan así el estado de un pedido, la disponibilidad de un producto determinado o si el precio mostrado en tienda coincide con el de la base de datos.

Picking con PDA para almacén

Una de las aplicaciones de los PDA más interesantes y solicitadas es el soporte en el proceso de picking

Para poder gestionar la preparación de pedidos con terminales portátiles todos los productos deben estar correctamente registrados en el sistema.  De este modo, la orden de qué manufactura preparar para el envío llega al PDA del operario. Este no solo recibe la información sobre el pedido, sino el lugar a dónde tiene que acudir para retirar la mercancía o incluso cómo debe embalarla. 

Sin duda, el picking es uno de los procesos logísticos que más se agiliza con el uso de terminales.

PDA de radiofrecuencia y el picking voice

Dentro de los tipos de PDA para almacén hemos visto que los hay manos libres. Esto implica que esta herramienta tecnológica debe contar con un sistema de reconocimiento por voz. Así, no es necesario que el operario deba introducir o consultar datos manualmente.

Estos modelos sin embargo requieren no solo de un software de reconocimiento por voz, sino también de un sintetizador.

Por un lado, a través de un micrófono, el operario envía órdenes al hardware. Por otro lado, dispone de un auricular a través del cual es el PDA quien le “habla” (gracias al sintetizador de voz) y emite mensajes. 

La recomendación es que el reconocimiento y la síntesis por voz no solo sea de letras, sino también de sílabas y palabras. Esto favorece la comunicación entre el PDA y el operario. 

En algunos almacenes los PDA manos libres son imprescindibles. Este es el caso de cámaras frigoríficas o en naves donde los trabajadores usan guantes. 

Ventajas de los PDA para almacén

Los almacenes inteligentes que cuentan con PDAs reconocen sus muchas ventajas. Los beneficios que más destacan son el aumento de la productividad y la agilidad, además de una disminución de los errores de picking y control de stock.

  • Mejora de la trazabilidad del producto: se dispone de datos actualizados y veraces sobre el estado de una mercancía o de la preparación de una manufactura.

 

  • Menos errores humanos: los operarios reciben órdenes claras y concisas, reduciendo fallos en el picking. Además, el sistema es intuitivo y sencillo de usar, requiriendo una menor fuerza de trabajo y reduciendo los movimientos dentro del almacén.

 

  • Mayor eficiencia y agilidad en los procesos de recepción, preparación y salida de cargas.

 

  • Centralización de todos los procesos: además de agilizar, todas las operaciones se recogen en un mismo sistema siempre accesible durante toda la cadena logística. 
Soren Skou

Soren Skou

 

  • Gestión de stock: se reducen las roturas de stock y los fallos en el control de inventario. Con la PDA se pueden rastrear sencilla y rápidamente todas las mercancías.

 

  • Aumento de la competitividad y de la satisfacción del cliente: consecuencia de las mejoras en la logística y la gestión del almacén.

Como apunta este estudio y se concluye de este listado, los avances son notables tanto en tareas de administración como en las labores del personal técnico y de almacén.

Desventajas de los PDA para almacén

A pesar de sus muchos beneficios, hay algunos inconvenientes en el uso de PDA para almacén.

Para empezar, supone un coste económico y de tiempo muy elevado. Se requiere una instalación previa para implementar un almacén inteligente con tecnología RFID.

Además, la conexión a internet debe ser siempre accesible y estable en todo el almacén. Una caída podría suponer que algunos datos no se sincronizasen correctamente, provocando un error en la contabilización del stock. No obstante, gracias a la computación móvil existe la posibilidad de conectar los dispositivos a través de radio o satélite.

Cómo integrar el PDA para almacén con un SGA

Una vez se toma la decisión de incorporar e instalar PDA en el almacén, es imprescindible vincular todos los dispositivos al Software de Gestión de Almacenes (SGA). Solo así se aprovechan las ventajas antes mencionadas y se hace un uso más completo de las funcionalidades ofrecidas. 

Cada dato recogido en una PDA se actualiza y registra automáticamente en el SGA. Este a la vez es accesible desde todos los dispositivos vinculados. Por lo tanto, es una forma de que los operarios accedan a la información del SGA desde su PDA sin necesidad de acudir a un puesto de control, como ocurre en los almacenes tradicionales. 

Al disponer de todos los datos en tiempo real y con una fiabilidad muy alta, es posible solicitar informes. Gracias a ellos se puede comprobar cuál es la carga de trabajo o si hay modos de seguir mejorando la productividad dentro del almacén.

Para asegurar un correcto uso e instalación de los PDAs y el SGA, se recomienda contar con un equipo especializado en informática y almacén. Nuestro equipo de consultoría logística puede ayudarle en el proceso de transformar su almacén en un almacén inteligente con PDA y SGA integradas.

 

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