En palabras del escritor William Hazlitt:

“Cuanto más hacemos, más podemos hacer”.

Esta parece ser la premisa que rige el contexto digital actual.

Hoy, los sistemas de gestión de almacenes (SGA) pueden ser independientes o formar parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Asimismo, pueden incluir tecnología compleja como la identificación por radiofrecuencia (RFID) o el reconocimiento de voz.

Sin embargo, el principio básico del sistema de almacén sigue siendo el mismo: proporcionar información para permitir un control eficiente del movimiento de materiales dentro del almacén. Pero ¿cómo implementar un SGA?

Implementación de un sistema de gestión de almacenes

La complejidad de adaptar en el entorno de trabajo una solución de estas características, varía en función de la idiosincrasia del propio modelo de negocio. Así, llevará más o menos tiempo en función de las dimensiones físicas y las características de cada artículo almacenado.

Para concretar la solución, también es necesario analizar el propio almacén. Estudiar sus dimensiones y sistemas de almacenamiento.

Estudio exhaustivo del espacio de trabajo

Igualmente, se requieren las opciones de almacenamiento para cada artículo. Por ejemplo, si el producto se puede almacenar por separado, en una caja, paleta o si se puede apilar. Cada elemento debe revisarse para ver si tiene limitaciones físicas en su almacenamiento, así como la necesidad de refrigeración.

La información sobre materiales peligrosos debe recopilarse para que el artículo no se almacene en ciertas áreas. A fin de cuentas, esta tecnología requiere que se tomen decisiones sobre la configuración de cómo se colocarán o eliminarán los elementos del sistema, en qué orden, para qué tipos de materiales y qué métodos de colocación y eliminación se deben usar.

Identificar cada producto

Por otro lado, todas las posibilidades de almacenamiento deberán identificarse con códigos que incluyan sus propios sistemas de lectura automática (por ejemplo, código de barras, RFID).

La ejecución requiere una contribución significativa de los recursos que operan el almacén diariamente y esto puede ser una carga para las operaciones del almacén. Un proyecto exitoso se debe planificar con detenimiento. Además, es esencial asegurar la adaptación de todo el personal. En este punto la educación y la normalización son vitales.

Tiempo de implementación

La adaptación total puede lograrse en unas semanas, o quizás en unos meses. Esto incluye todos los pasos de preparación para seleccionar un sistema y reunirse con los proveedores.

Siguiendo los consejos mencionados a continuación, los administradores de almacenes podrán optimizar la implementación de esta solución y garantizar que el nuevo sistema cumpla con sus requisitos u objetivos.

Pasos para implantar un SGA

Siguiendo unas pautas será más fácil alcanzar el éxito.

1. Definir expectativas y motivaciones

La implementación de un nuevo sistema de gestión de almacenes implica definir expectativas y motivaciones. Los directores de empresa y los gerentes de operaciones y logística, por definición, buscan un ROI rápido y una implementación sin problemas.

En este sentido, es vital eliminar los procesos y prácticas ineficientes. Asimismo, es fundamental ayudar a los empleados a adaptar los cambios.

2. Reducir riesgos

El objetivo principal es evaluar los riesgos que pueden surgir de la implementación y tomar medidas para minimizarlos.

En este caso, es primordial contar con un equipo con experiencia contrastada. De acuerdo con esto, cuanto más experimentado sea el equipo de proveedores que participa en el proyecto, menos riesgos surgirán.

3. Revisión de negocio

En realidad, una revisión exhaustiva del negocio debe ser el primer paso para seleccionar e implementar un SGA.

Así, una revisión íntegra del negocio es el punto más importante para poder acometer adecuadamente los siguientes pasos y, además, hacerlo de un modo más rápido.

A lo largo de la revisión de negocios, los miembros del equipo de todos los departamentos deben expresar sus necesidades y limitaciones con los sistemas existentes, heredados y ERP.

Si bien este paso a menudo se asocia con el desarrollo de un equipo de gestión de cambios, debe incluirse en la revisión del negocio.

Además, los gerentes de almacén deben considerar los objetivos comerciales al realizar la revisión productiva. Dicha acción permite a los administradores de almacenes considerar el crecimiento planificado de la organización y seleccionar la tecnología más adecuada.

4. Calendario de ejecución

Uno de los principales problemas a la hora de implementar la solución es no llevar una planificación adecuada. Seguir un plan de implementación realista y flexible puede evitar imprevistos. De nuevo, un equipo de instalación experimentado facilita una planificación minuciosa.

5. ‘Team building’

Es transcendental definir equipos e instruir correctamente al personal. Seleccionar el equipo adecuado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Además, hay que favorecer la relación y la comunicación entre los distintos actores. Así, la química es fundamental para lograr el éxito en la implementación delsoftware.

6. Diseño y personalización

El proyecto de instalación del sistema de gestión de almacén está diseñado en base a la revisión de negocios anteriormente mencionada. Asimismo, el software se personaliza para satisfacer las necesidades del cliente.

Cuanto más flexible sea el SGA, menos personalización se requerirá. Aunque la mayoría de los sistemas de administración de almacenes están diseñados para cumplir con los estándares de la industria, es posible que se requieran cambios en la forma en que funciona el almacén. Por lo tanto, los riesgos y expectativas deberán abordarse en consecuencia.

7. Entrenamiento

Durante el diseño y personalización, los futuros usuarios del sistema deben someterse a la capacitación. Este punto es indispensable para facilitar la transición de un sistema de gestión de almacén a otro.

El éxito de la implementación dependerá en gran medida de la capacidad de los usuarios para manejar y adaptarse al nuevo sistema.

8. Datos y SGA

Parte del proceso consiste en transferir los datos del almacén de un sistema a otro. Es decir, toda la base de datos utilizada por el sistema antiguo debe adaptarse al esquema de datos del nuevo sistema.

Esta solución puede seguir una estructura SGA (Área Global del Sistema). Se trata de una estructura de memoria de Oracle que simplifica la trasmisión de datos entre usuarios.

9. Pruebas

La prueba se realiza generalmente utilizando datos reales de almacén, comparando los resultados de la ejecución del proceso de almacén en ambos sistemas.

Se debe probar diferentes escenarios de almacenamiento y el proveedor del sistema de gestión de almacenes debe corregir los errores de diseño y configuración.

10. Despliegue

Después de las pruebas y modificaciones, la implementación del sistema de gestión de almacén alcanza su etapa crítica en el despliegue.

Es el momento de acordar cuándo se cargará una instantánea de la información del almacén en la nueva base de datos.

En ocasiones, ambos sistemas se utilizan al mismo tiempo para garantizar la precisión de los datos.

11. Apoyo

El soporte es ineludible en cualquier proyecto. Solo así se podrá dar solución a los problemas que vayan surgiendo sobre la marcha.

Selección de proveedores

Cuando una empresa decide adaptar este tipo de soluciones, se enfrenta a la ardua tarea de elegir al mejor proveedor. Es evidente que existen múltiples opciones, por eso es importante un asesoramiento adecuado que ayude en la toma de decisiones.

De igual modo, hay que asegurar que el producto en cuestión tenga aprobado el certificado de profesionalidad según dicta la ley a través del Real Decreto 642/2011.

Se trata de un proceso complejo, por lo tanto, es necesario planificarlo a la perfección. El proyecto requiere recursos del almacén para recopilar datos sobre el almacén físico, los materiales y el inventario, así como definir las estrategias necesarias para operar el almacén.

Existe el desafío adicional de implementar el sistema mientras se sigue operando el almacén. Un factor importante de todos los proyectos es el envío de productos mientras se implementa el SGA.

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Después del lanzamiento

Después del lanzamiento exitoso del sistema, muchas empresas encontrarán que los recursos necesarios para operarlo son mayores que antes de la implementación.

Esto se debe, principalmente, a la naturaleza de uso intensivo de datos del software y al hecho de que los almacenes se encuentran en un estado de flujo: se mueven los racks, se cambian las estrategias de colocación y eliminación, se agregan nuevos elementos y se desarrollan nuevos procesos.

La precisión del almacén es fundamental para que el software funcione y, para hacer esto, los datos deberán ingresarse de manera precisa y oportuna. Aunque la mayoría de las implementaciones de SGA reducirán los costes de mano de obra en la colocación y eliminación de materiales, a menudo se requiere una función adicional de administración de almacén para operar el software.

SGA: suma ventajas y resta riesgos

En definitiva y a pesar de la complejidad, es evidente que implementar un SGA en la empresa aporta innumerables beneficios. Así, no solo se reducirán los tiempos de ciclo de colocación y eliminación, sino que se mejorará la precisión del inventario.

A esto se suma una mayor capacidad de almacenamiento, una mejor organización de materiales, una comunicación eficiente y más flexibilidad en las operacionesde almacén.

Y no se debe olvidar que una de las consecuencias más peligrosas que puede conllevar la mala gestión del almacén son los accidentes en el lugar de trabajo. En este aspecto, un SGA no solo supone ventajas, sino que reduce riesgos.

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Ya lo dijo Guillermo Beuchat, socio fundador de Transforme Consultores: “El que innova, empieza perdiendo, el que no innova, termina perdiendo”. Y tú, ¿ya has innovado en tu logística? Si la respuesta es no, ya sabes cuál es la solución.

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