Picking por voz: gadget o eficacia en almacén

Written by on 25 de noviembre de 2022

El sistema de picking por voz cuenta con tecnología de reconocimiento y síntesis de voz que asiste al operario en sus funciones. El dispositivo emite instrucciones verbales que el trabajador escucha a través de unos auriculares. De igual modo, el trabajador dispone de un micrófono para confirmar con su voz las tareas y su cumplimiento.

Los almacenes tradicionales que persiguen una digitalización y modernización de sus procesos, y que ya cuentan con dispositivos PDA integrados en el software de gestión, han dado un siguiente paso incorporando el picking por voz o «voice picking». 

Si este es el caso de su empresa logística, en este artículo exploramos todas las opciones del picking por voz y sus beneficios.

¿Qué es el picking por voz?

La tecnología del voice picking es la misma que se usa en telefonía móvil y en otros sectores, como en el automovilístico, para asistir al usuario.

En la logística, el picking por voz o voice picking utiliza la voz como herramienta principal en el proceso de preparación de pedidos. Gracias a los avances en sistemas de reconocimiento y síntesis de voz el operario puede recibir, aceptar y confirmar órdenes verbalmente.

Mediante el uso de auriculares el usuario escucha, de manera consecutiva, las instrucciones para realizar el picking. Este dispositivo lleva también incorporado un micrófono a través del cual el trabajador confirma que ha recibido y completado la tarea. Esto es una señal para que el sistema informático le transmita la siguiente instrucción.

El operario mantiene así ambas manos libres y no necesita mirar un dispositivo o un papel para consultar los datos de la mercancía en cuestión. Esto le permite una mayor libertad, y seguridad, de movimientos. Sus desplazamientos son más certeros y eficientes, lo que se traduce en una productividad más alta en la preparación de pedidos.

¿Cómo funciona el picking por voz?

El picking por voz posee un funcionamiento aparentemente sencillo pero que se basa en una tecnología avanzada y en la integración y coordinación de diversos dispositivos y sistemas. 

PDA y picking Voice

Por un lado, los auriculares y el micrófono están conectados a un dispositivo PDA de control del tamaño de un teléfono móvil que el operario puede llevarlo de manera cómoda enganchado al cinturón. Este dispositivo facilita la conexión con el SGA y traduce sus instrucciones en comandos de voz.

En este artículo sobre PDA ya mencionamos que algunos de estos terminales son manos libres y cuentan con un sintetizador de voz.

Hay circunstancias y condiciones por las que un almacén necesita PDAs que también incorporen un lector, ya que con la voz no es suficiente. Un ejemplo son los almacenes con altos niveles de ruido.

En ese caso, existen terminales de pulsera o de anillo que incorporan tecnología de radiofrecuencia y lectores de códigos de barras. De este modo, el PDA sigue siendo manos libres, el trabajador recibe las instrucciones por voz y solo debe estar cerca del producto para garantizar la lectura.

El proceso de voice picking: paso a paso

El proceso de picking por voz consta de varias etapas sucesivas:

  • El SGA entrega al dispositivo las instrucciones iniciales de preparación de un pedido.

 

  • El dispositivo traduce esas instrucciones a un mensaje de voz y lo transmite al operario, que lo escucha a través de los auriculares. Esta primera información indica la ubicación y la referencia del artículo que debe recoger.

 

  • Una vez el usuario ha localizado el producto, confirma verbalmente la tarea mediante un código de verificación.

 

  • El sistema emite entonces la siguiente orden, que señala la cantidad que debe extraerse de cada referencia (también puede expresar la cantidad en la unidad de medida correspondiente, por ejemplo gramos o litros, si fuese necesario).

 

  • El trabajador debe verificar la recogida del pedido leyendo, número por número, el código de la etiqueta. El sistema de gestión de almacenes recibe la confirmación a través del dispositivo de picking por voz y actualiza automáticamente el inventario.

 

  • Antes de abandonar la ubicación, el software de gestión puede emitir un nuevo mensaje verbal para que el operario indique las unidades que quedan almacenadas y así validar el inventario.

 

  • Si no hay errores en el inventario, la tarea de picking se completa. Si hubiese un desajuste en el inventario, el propio SGA crea la alerta, pudiendo enviarla por correo electrónico a la persona responsable.

 

En este documento, dentro de la sección de picking por voz, se ilustra la secuencia de funcionamiento del picking por voz.

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El picking por voz asiste a los operarios durante el picking, reduciendo los errores.

La integración del picking por voz

Esta integración resulta imprescindible. La voz que emite el dispositivo de picking responde al cerebro del almacén, que es el software de gestión SGA. Sin éste, no habría órdenes que emitir o confirmar.

La mayoría de los SGA poseen la capacidad de integrarse con las tecnologías de voice picking. No obstante, es importante comprobarlo con antelación y actualizar el sistema informático si fuese necesario.

Por último, para que la conexión sea estable y constante, el almacén debe disponer de una red WiFi potente y adecuada. 

¿Cuál es la aplicación del picking por voz en la logística?

Valorando las ventajas y también las desventajas del picking por voz, es fácil adivinar por qué está convirtiéndose en la opción predilecta para aquellos almacenes que quieren digitalizar sus procesos de picking

Es especialmente una opción recomendable en almacenes de grandes dimensiones y/o que trabajan con múltiples referencias y grandes volúmenes de pedidos.

Además del picking de pedidos, el voice picking ofrece otras aplicaciones dentro del ámbito de la logística. Todas ellas conllevan una mejora notable en la productividad general del almacén.

Reposición

Siguiendo el mismo procedimiento que para las tareas de picking y preparación de pedidos, los operarios encargados de la reposición en el almacén pueden seguir instrucciones verbales para asegurar la disponibilidad de las mercancías.

El SGA, que se actualiza constantemente, detecta el desabastecimiento de un producto en almacén y envía la órden de restituir las unidades que faltan. También indica el modo en el que deben acomodarse para facilitar la accesibilidad.

Almacenaje

Cada nueva entrada de mercancía en el almacén requiere que ésta sea distribuida en función de diversos factores (demanda, espacio disponible, seguridad, etc.).

El SGA detecta los bienes entrantes y transmite sucesivamente los ordenes al trabajador a través del dispositivo de voz.. El operario confirma verbalmente o con un lector cuál es el palé e inmediatamente después recibe las indicaciones para almacenarlo.

Control de inventario

Gracias a la integración del SGA con el sistema de picking por voz, cada vez que el operario completa una tarea de recogida, el software SGA se actualiza.

La tecnología por voz facilita así el conteo de inventario, que se realiza con mayor exactitud y está menos sujeto a errores. Para reducir estos al máximo el SGA puede entregar instrucciones para que el trabajador compruebe las unidades que quedan almacenadas y verificar los datos.

Embalaje y envío

La segunda parte del picking y de la cadena de suministro es el empaquetado del pedido. Una vez el producto ha llegado a la zona de embalaje, los trabajadores que allí se encuentran también pueden recibir órdenes por sus auriculares. Esto favorece la agilidad y también evita que se omita alguno de los pasos.

En el momento de cargar los pedidos en palés y luego en el transporte, el procedimiento también puede transmitirse y verificarse a través del sistema por voz. 

Picking por voz ventajas y desventajas

A lo largo de este artículo hemos establecido las características y funcionalidades del picking por voz. De estas se pueden extraer cuáles son sus beneficios principales y también aquellos puntos que merecen una consideración especial.

¿Cuáles son las ventajas del picking por voz?

La tecnología de picking por voz supone una evolución respecto a cualquier otro sistema, incluido la RFID. Sus ventajas son por ello múltiples, sobre todo teniendo en cuenta que puede combinarse con esos otros sistemas. 

  • 100% manos libres: el trabajador dispone de ambas manos y de un campo de visión total para completar sus labores sin distracciones ni molestias.

 

  • Reducción de errores y accidentes: tanto humanos como de la mercancía.

 

  • Mejora en la ergonomía: permitir que el usuario disponga de las dos manos para trasladar mercancías.

 

  • Fácil aprendizaje del sistema: los trabajadores, especialmente los temporales, no tendrán grandes problemas para comprender su funcionamiento y hacerse a él. Las instrucciones pueden incluso transmitirse en diferentes idiomas y con una voz natural, no de máquina.

 

  • Adaptabilidad a diferentes condiciones: el picking por voz es recomendable en todo tipo de entornos, incluso en cámaras frigoríficas.

 

  • Retorno de Inversión alto y rápido: la mejora de la productividad es notable prácticamente desde el principio y pronto se traduce en una disminución de costes y un aumento de la competitividad de la empresa y de la satisfacción de sus clientes.

¿Cuáles son las desventajas del picking por voz?

Aunque el voice picking supone más ventajas que desventajas, no conviene olvidar estas últimas.

  • Inversión inicial alta: incorporar el voice picking en un almacén implica dotar a todos los operarios de dispositivos de alta tecnología. Por lo tanto, aunque el coste del hardware no es alto, la inversión aumenta según el número de trabajadores y de si el almacén ya dispone de SGA o también hay que instalarlo.

 

  • Valoración de la seguridad para el empleado: el voice picking reduce notablementelos accidentes laborales por ser manos libres. No obstante, se recomienda revisar que esto sea así en casos en los que el operario maneja con frecuencia alguna máquina como carretillas elevadoras, que requieren una mayor concentración.

 

  • Disponibilidad de WiFi: una nave donde la señal de Wifi no es constante o estable impedirá un correcto intercambio de información entre operario-dispositivo de voz-SGA.

¿Qué empresas usan voice picking? 

En un contexto social donde la mayoría de las ventas se realizan a través de e-commerce, especialmente en retail, y los consumidores demandan rapidez, las empresas están volviendo su interés hacia el voice picking para optimizar la gestión logística.

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Muchas empresas han incorporado el voice picking para optimizar los procesos de preparación de pedidos en sus almacenes.

Picking por voz: ejemplos

El ejemplo más conocido es el de Amazon, que se ha convertido en el gran gigante del sector terciario y el comercio electrónico no solo gracias a su oferta, sino también al rendimiento de sus almacenes y su promesa de celeridad.

Estudiamos este y otros casos a continuación.

Amazon y el picking por voz en diferentes idiomas

La internacionalización de Amazon es evidente también en sus almacenes, donde convergen trabajadores con diferentes lenguas maternas. 

El voice picking de Amazon rompe la barrera lingüística y está disponible en diversos idiomas. De este modo un operario puede recibir y confirmar tareas en su idioma nativo aunque su superior o compañeros no lo hablen. Esto no solo mejora la comunicación, sino también la satisfacción, el rendimiento y la adaptación del empleado.

Además, la disponibilidad total de ambas manos es de verdadera utilidad en las naves logísticas de la compañía, donde las cargas varían en tamaño, peso o incluso condiciones de almacenaje.

Al picking por voz se le suman las ventajas de los almacenes verticales, que permiten a Amazon optimizar al máximo no solo sus desplazamientos sino también su espacio de almacenaje.

Coca-cola y los comienzos del picking por voz

Una compañía pionera en el uso del picking por voz fue Coca-cola. En 2007 implementó esta tecnología en sus almacenes tras hacer una búsqueda sobre el sistema logístico más eficiente y preciso.

La razón principal por la que optó por el voice picking fue su característica manos libres. No obstante, pronto descubrió sus otros beneficios, especialmente en la disminución de errores dentro de la cadena de suministro.

El compromiso de Coca-cola con el voice picking se ha renovado a lo largo de los años. Los inconvenientes que en un principio se encontraron también se han solventado. Por ejemplo, los primeros años los dispositivos necesitaban cargarse cada 4-5 horas y ahora el tiempo ha aumentado a 16 horas.

HIAB y el paso del papel a la voz

HIAB es una empresa de grúas hidráulicas nacida en Suecia pero con presencia internacional. Una de sus bases logísticas está en Zaragoza, donde hace unos años aún utilizaban el papel para organizar la preparación de pedidos. 

Esto suponía un alto índice de errores, pues en cada pedido debían introducirse más de 800 piezas, todas necesarias para la fabricación de una grúa. Si faltaba una, suponía un fracaso para la empresa, que debía asumir el error y reenviar el pedido, con la molestia que eso causaba al cliente final. 

El objetivo por tanto era eliminar el papel y con él las incidencias y los movimientos innecesarios dentro del almacén. La opción escogida fue el voice picking bajo la promesa de un aumento en la productividad que, una vez implementado, enseguida fue evidente.

Desde entonces, los operarios de HIAB Zaragoza reciben órdenes por voz que les guían en la recolección de cada pieza, indicándoles fallos o tareas incompletas. Los errores se han reducido en un 80% y se ahorra un 30% más de tiempo.

Eroski: reduciendo costes gracias al voice picking

Eroski es una de las grandes superficies comerciales de España. Como tal, debe ofrecer un servicio al cliente a la altura de las expectativas, y esa buena atención comienza desde su almacén.

En el case study de Eroski se evalúa el antes y el después de la implantación del picking por voz.

Conviene destacar que en sus plantas logísticas se gestionan cada día más de un millón de cajas y más de 20.000 palets. Los números eran altos también en los costes logísticos, por lo que los directivos de la empresa decidieron buscar el modo de bajarlos. El objetivo final era reflejar esa disminución también en el precio final del producto que compraba el cliente.

La solución escogida fue complementar la tecnología RFID y la lectura de código de barras, ya presentes en todos sus almacenes, con un nuevo picking por voz. Según sus previsiones esto supondría mayor productividad y menos errores, incidencia de los terminales y costes de reparación y mantenimiento de estos últimos.

El resultado final en número fue un 10-15% más de productividad, un 58% menos en el margen de errores y una importante reducción en los costes operacionales.

Halfords y su gran bajada en errores

Otra empresa del sector terciario que vio recompensada su decisión de elegir la voz como herramienta para el picking fue Halfords, dedicada a la venta de accesorios para coches y bicicletas. La empresa Zetes analiza este caso de estudio cómo fue el proceso de implementación y sus resultados.

El fin último de este cambio era asegurar que no había fallos ni retrasos en la cadena de distribución desde la nave central a las diferentes tiendas. En números, los resultados esperables era un 25% menos de errores y un 10% más de productividad. Esto a su vez se traduciría en 14000 extras para dedicar a lo realmente importante: sus clientes.

Aunque los códigos de barras eran una alternativa, quizá más familiar, Halford escogió el picking por voz y eliminó el papel en almacén. Tras solo cuatro meses la empresa alcanzó y superó las metas establecidas, aumentando más de un 10% en productividad y reduciendo los errores hasta un 75%.

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