Cómo tener una visión en tiempo real de tu stock y tu personal

Written by on 23 diciembre, 2019

Los inventarios configuran un elemento importante en términos de gestión de almacenes. Por esta razón, debemos llevar a cabo una visión a tiempo real de stock y personal, a través de un sistema de gestión de almacenes.

Control y seguimiento de stock

Es importante realizar un control y seguimiento del stock de forma constante. De esta manera, podemos visualizar en todo momento el flujo de la mercancía durante el trayecto a lo largo de la cadena de suministro.

La correcta gestión de inventarios permite una reducción o supresión de los costes. Además, una buena organización a través de plugins nos permitirá filtrar el inventario según el tipo de producto.

El hecho de implicar una gestión adicional, implica una mayor inversión, ya que estos costes abarcan nuevos sistemas, capacidades, instalaciones y mano de obra. Cuando hablamos de gestión de inventarios, nos referimos a cuatro niveles que garantizan la integridad del stock a lo largo de la cadena de suministro:

  • Ingreso y ratificación de propuestas de pedidos: este nivel integra el seguimiento a las peticiones de compra solicitadas por las distintas áreas de organización. Estas, además, son revisadas y comprobadas por el departamento de compras.
  • Gestión de pedidos: nos referimos a la inspección y seguimiento de los pedidos tramitados, que pueden ser abiertos o cerrados. Los pedidos abiertos son acuerdos a largo plazo que responden a requerimientos actuales, mientras que los cerrados hacen referencia a pedidos recurrentes con fecha de entrega específica.
  • Duplicación de pedidos: esta acción permite optimizar y simplificar el trabajo de inserción de datos, aprovechando la información. Consiste en tomar los datos de un pedido ya gestionado para copiarlos en uno nuevo.
  • Seguimiento de pedidos: esto, permite poder vigilar el estado del stock y la situación en la que este se encuentra. Para este proceso, podemos usar un albarán o una hoja de cálculo de Microsoft Excel.

La importancia del control de stock

Una correcta gestión de stock es una herramienta imprescindible para evitar la pérdida de ventas. El hecho de saber en todo momento con qué productos contamos y en qué cantidades, permite evitar fallos en el control de stock. Para evitar que un cliente se lleve una sorpresa de falta de stock en uno de sus pedidos es fundamental realizar un inventario exhaustivo de todos los productos que tenemos a la venta.

Así pues, es importante indicar las cantidades disponibles de cada uno de los bienes y conservar los datos. Además, debemos mantener los materiales en buen estado, ya que algunos como, por ejemplo, el níquel y el silicio, son de uso muy específico y técnico debido a sus características de resistencia.

Cuando nos referimos a las operaciones de almacén, es imprescindible llevar a cabo una planificación adecuada para crear un equilibrio entre los productos que vendemos y los que compramos al proveedor. Mantener el nivel máximo de existencias es un requisito indispensable para evitar la ruptura de stock, aunque también la podemos evitar mediante el uso adecuado de e-commerce. Sin embargo, debemos vigilar para no llegar a un exceso de stock.

Llebar a cabo un control del stock es importante debido a las siguientes razones:

  • Ahorro de dinero: disminuyen los costes de almacenamiento, de tiempo y de mano de obra destinada a la organización de mercancías.
  • Aumento de ventas: si evitamos la ruptura de stock, nos aseguramos de no perder ninguna venta por falta de inventario.
  • Mejor servicio al cliente: proporcionamos mayor satisfacción y, como consecuencia, fidelización.
  • Mayor flujo de caja: el hecho de disminuir el espacio de tiempo entre la adquisición del producto y la venta del mismo, contribuye a un aumento de la liquidez.
  • Reducción de tareas administrativas: a corto plazo, estas operaciones implican un gran trabajo administrativo. Sin embargo, a la larga, la mecanización del proceso reduce el tiempo necesario.
  • Evitar pérdidas y desapariciones: un control constante de nuestro inventario nos permite seguir el estado de nuestro inventario.
  • Facilitar la gestión: la globalización ha afectado a la logística de almacén, ya que los clientes requieren que el tiempo de espera por el producto sea menor. Así pues, para asegurar la inmediatez de la operación, es muy importante tener controlado el stock por referencias dentro del almacén.

Control del personal dentro del almacén

El control del personal que se encuentra dentro de las instalaciones de una empresa, es esencial para cualquier cadena de producción en serie. La productividad, la seguridad alimentaria y la prevención de accidentes son unas de las razones más importantes por las cuales es necesaria la supervisión:

  • En cuanto a la seguridad alimentaria, debemos tener en cuenta que los trabajadores manipulan cada día materias primas como el agua, material de embalaje e ingredientes. De hecho, varias empresas se han sometido al sistema “Food Defense”, para identificar y controlar posibles fuentes de contaminación. Este método es muy eficaz, sobre todo, para restaurantes.

En este caso, una de las posibles medidas que podemos adoptar es la identificación constante de la situación de las personas que se encuentran en el interior de las instalaciones. Así pues, para mantener un seguimiento, podemos registrar la entrada y la salida de la zona de manipulación.

  • En cuanto a la prevención de la seguridad, el responsable de cada trabajador debe saber la situación de sus trabajadores de forma constante, por ejemplo, a través de las etiquetas rfid. De esta manera, puedes prevenir los accidentes como, por ejemplo, algún daño físico con una máquina.

El control de personal dentro del almacén es esencial. El abandono del puesto de trabajo sin causa justificada puede derivar en una calificación de falta grave o muy grave, en el caso de que cause un riesgo para la integridad de los trabajadores.

Por estas dos razones, debemos mantener una visión a tiempo real de stock y personal que se encuentra en el interior del almacén. La seguridad es esencial, sobretodo en un entorno en el que el personal lleva a cabo gran cantidad de operaciones de riesgo.

A través del control de la seguridad en un almacén, podemos prevenir accidentes con la maquinaria o incluso sanitarios. De esta manera, conseguimos evitar, en la medida de lo posible, que un cliente también sufra un disgusto por algún descuido.

La importancia de la motivación del personal

Además de mantener un control del personal del almacén para proteger su seguridad, es importante tener en cuenta su motivación. En términos de logística, así com en cualquier otra actividad, solemos olvidarnos de que la estimulación del personal es la clave para optimizar la logística.

El índice de compromiso logístico es un cálculo que permite determinar la eficacia de un operador durante el periodo de tiempo en el que lleva a cabo su trabajo. De esta manera, resulta más fácil la detección de una posible falta de motivación e implicación por parte de los empleados.

La motivación y el compromiso de los trabajadores incrementa su eficacia y productividad. En una empresa, el coste temporal y la velocidad de producción son fundamentales, además de la calidad de los resultados. Por esta razón, es necesario estar atento a la implicación de los empleados en sus tareas.

El aburrimiento es una de las causas principales que derivan en una falta de motivación. Esto contribuye, a largo plazo, a una disminución de la productividad y eficiencia.

Tener una visión a tiempo real de stock y personal nos ayuda a tener controlado el almacén. El resultado de las operaciones debe ser óptimo para poder ofrecer al consumidor los mejores productos y una firme garantía de calidad.

Instrumentos para la motivación del personal

Para mantener motivado a tu equipo tenemos cuatro herramientas que puedes desarrollar:

  1. Team building:

Este nuevo término hace referencia al incremento de la fortaleza de un equipo de trabajo. Este procedimiento ayuda a reforzar la cohesión dentro de un equipo.

Generar un sentimiento de pertenencia deriva en una mejora del rendimiento, ya que los trabajadores se sienten más cómodos. El hecho de sentirse realizado es un factor clave para la satisfacción del operador en su trabajo.

  1. Incentivo monetario:

La remuneración del trabajo realizado es una herramienta eficaz para motivar a los empleados y fomentar su implicación. Este es un gran incentivo para fomentar el sentimiento de realización del trabajador.

La eficacia de éste recurso está demostrada y ha resultado una acción clave para el incremento de los beneficios de la empresa. Así pues, ésta es una de las bases de la política de los recursos humanos de tu empresa.

  1. Diversidad de tareas:

Dar a los trabajadores la posibilidad de llevar a cabo distintas tareas u operaciones cada día contribuye a incrementar su sensación de renovación. Aumentar la polivalencia de cada persona deriva en un aumento en el compromiso de la empresa. Mediante cursos formativos ejecutados, por ejemplo, en universidades, podemos fortalecer el equipo humano.

Si tus trabajadores cambian de tarea de forma periódica, podrán sustituir a algún compañero ausente. Además, en una era en la que el robot es la máquina trabajadora por excelencia, estarán más motivados respecto al cambio y renovación constante.

  1. Empatía en la empresa:

Preocuparse por los demás y por su bienestar. Además de todos los instrumentos mencionados anteriormente para fomentar la motivación del empleado, es importante asegurarse de su bienestar emocional.

La gratitud, la confianza, el optimismo, la disponibilidad y apertura a tus trabajadores son conductas cotidianas esenciales para obtener una sensación de bienestar. La flexibilidad y la escucha, además, permiten a los empleados adquirir el nivel de confianza necesario para expresar sus preocupaciones.

Conclusiones

Obtener visión a tiempo real de stock y personal a través de la inteligencia artificial y de la innovación en Software de Gestión de Almacenes, nos permite asegurarnos de una garantía de calidad. A través de este seguimiento, podemos visualizar la trazabilidad y reducir los riesgos en el desarrollo de las operaciones de almacén.

La productividad en una empresa depende del bienestar de sus trabajadores. Además de un control a tiempo real del stock y el personal para asegurarnos de la satisfacción del cliente con el resultado, debemos tener en cuenta la importancia de la motivación de los empleados.

Por esta razón, factores como la flexibilidad, la confianza, la proximidad, la escucha son virtudes esenciales para el desarrollo de un entorno laboral óptimo. Además, debemos tener en cuenta la fluidez en la toma de decisiones y en la comunicación.

La función principal del Director Ejecutivo de la empresa es asegurarse del buen funcionamiento de su equipo. La motivación es, por lo tanto, la clave de la productividad y de un buen resultado en la cadena de valor.

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