Cómo gestionar las devoluciones y mejorar la trazabilidad

Mejorar la trazabilidad y gestionar las devoluciones son cuestiones fundamentales que garantizan el éxito de una empresa de logística seria y responsable. La devolución de pedidos o logística inversa sirve para coordinar los movimientos de la mercadería. Su función principal es recuperar el stock teniendo presentes distintas variables, como son: diferentes trámites administrativos, reetiquetado, destrucción y reciclaje.

En este ámbito, es importante conocer qué es este concepto, que surge de la necesidad de responder a las exigencias de los consumidores.

¿Qué se entiende en logística por trazabilidad?

El término se entiende como el conjunto de procedimientos preestablecidos que permiten dar a conocer la trayectoria, ubicación y el histórico de un producto o conjunto de bienes en la cadena de suministros. La definición de la agencia de estandarización GS1 profundiza aún más incluyendo: «la habilidad de trazar o dejar huella de los movimientos y procesos por los que pasa un determinado producto».

Actualmente, podemos encontrar este sistema implantado en los sectores del transporte, alimentario, textil, sanitario, animales, juguetes, cerámica y vidrio. Un término cercano para entender el concepto sería «seguimiento del producto» o también puede entenderse como «rastreo del producto».

Sistema de trazabilidad

Este sistema lo componen varias disciplinas de distinta naturaleza coordinadas entre sí. Te permite hacer un correcto seguimiento de la mercadería, cualquiera que sea la naturaleza de la cadena de suministro.

El sistema tiene que atender al histórico, ubicación y trayectoria de los productos y responder a herramientas de sistemas de identificación, sistemas de captura de datos y software de gestión:

Sistemas de identificación

En este contexto es necesario el sistema de identificación para productos unitarios: cajas, embalajes, palets o bultos.Las materias primas quedan registradas y se realiza la captura de datos tanto en almacén como en planta.

Un sistema de identificación eficaz incluye la impresión de etiquetas y la posibilidad de grabar chips RFID. Los datos se almacenan e intercambian con otros sistemas de gestión de tu empresa.

Sistemas de captura de datos

Existen numerosos métodos para la captura de datos como son el reconocimiento por código de barras, óptico y la captura de voz.

Software de gestión

Usar un software SGA es el paso correcto para gestionar de manera eficiente la logística del almacén. Este programa te ayuda a mejorar los servicios, controlar los movimientos e inventarios de tu empresa.

Los software de gestión se caracterizan ofrecer diversas funcionalidades que se adaptan a los requisitos de cada almacén y mejoran su eficacia.

La logística inversa

La logística inversa planea, implementa y controla de manera eficiente y al menor costo posible los movimientos de las materias primas, así como toda la información obtenida desde el lugar de consumo al lugar de origen. De esta forma puede recuperarse eficientemente el valor primario o su devolución.

Objetivos de la logística inversa

La logística inversa se encarga de gestionar y recoger los artículos rechazados, actualizar el stock y, en los casos que proceda, efectuar los abonos correspondientes. Otro objetivo primordial es integrar en los procesos operativos de tu compañía el sistema de devoluciones de pedidos. El retorno de mercancía autorizada o MRA determinará la validez de la devolución y así podrás actuar según las pautas marcadas por tus clientes.

Podemos resumir los objetivos básicos en los tres puntos claves que se mencionan a continuación:

• Gestión de compras, residuos y retirada de mercadería.
• Clasificar productos, reutilizarlos o destruirlos.
• Devoluciones, reciclaje y sustitución de material.

¿Qué es una devolución y qué supone en logística?

Uno de los obstáculos que debe afrontar toda empresa dentro de la cadena logística son las devoluciones de la mercancía. La principal causa de la devolución es que el cliente no está satisfecho con el artículo adquirido. Esto se traduce en acumulación de mercancía, cajas, palets y paquetes. Algunos en un estado no deseable que implica otro tipo de acciones.

De esta forma, tener una política para gestionar las devoluciones puede ahorrarte más de un dolor de cabeza. Un primer paso será dar las instrucciones pertinentes para organizar el trámite de la devolución, pudiéndose formular preguntas del tipo:

• ¿Cómo vamos a empaquetar y etiquetar el producto?
• ¿Se incluyen gastos de envío?
• ¿Cuál es el motivo de la devolución?
• ¿Agregamos un teléfono de atención para recoger la mercadería?

Otro aspecto referente de la mercancía

Actualmente, gracias a los sistemas tecnotrónicos, la logística de la empresa cuenta con medios online. Estos permiten ver el estado de la mercadería desde que sale del almacén hasta que llega al cliente final, incluido el estado en caso de devolución.

El primer punto importante son las áreas de recogida y recepción para ponerla en manos de los servicios de logística inversa.

La mercancía del cliente que no tiene desperfectos o bien estos han sido tratados correctamente se reincorpora al stock. Previamente a este proceso se deben escanear los paquetes devueltos observando que el material esté en condiciones aptas. Hay que verificar si puede venderse nuevamente.

La logística inversa es una pieza fundamental del puzzle para una eficiente distribución de materiales y servicios propios de tu empresa. Para un correcto desempeño, es fundamental que dispongas de un buen almacén para realizar los tratamientos de devoluciones.

Otro aspecto importante para toda empresa que trabaja con la logística inversa es gestionar el regreso de productos acabados, reciclaje y recuperación de embalajes, envases y residuos.

Las principales razones de una devolución son:

• Errores en el pedido del cliente.
• Cantidad equivocada de mercadería.
• Error en el envío o direcciones incompletas.
• Elemento duplicado, caducado o dañado.

Logística inversa actual

Las devoluciones de la logística inversa han aumentado conforme se ha ido desarrollando el comercio electrónico. Si tu empresa trabaja con logística promocional debe desarrollar un sistema eficaz para el envío de los pedidos a través de la web. Así evitarás costes en exceso, tanto en envíos como en devoluciones.

Es importante que puedas ofrecer la opción de un servicio que opere durante todo el proceso logístico electrónico. Desde que se prepara el producto, hasta su entrega. Es importante también tener a disposición la recogida, envío de materiales, almacén y organización del stock mediante plataformas online.

Conclusión

Todo lo anterior puede resumirse en un apoyo a la trazabilidad del pedido que va controlado mediante un Software de Gestión de Almacenes, con el objetivo de garantizar un cliente informado a cada instante del estado de su producto. La información se da a conocer mediante plataformas online de seguimiento y un sistema de atención al cliente por vía telefónica o a través de las redes sociales.

Realizar la trazabilidad de las tareas del almacén de forma  fácil y rápida es posible con un software SGA, que permiten actualizar de forma simultánea las entradas y salidas de productos así como informar sobre el estado real del inventario.

En Acacia Technologies utilizamos una metodología de trabajo que permite implantar con éxito los programas de gestión adaptados a las necesidades de cada cliente. Rellena el formulario de contacto e infórmate sin compromiso.

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