6 claves para mejorar el funcionamiento de un almacén

Written by on 19 noviembre, 2019

Control de compra: inventarios y gestión de existencias 

Las existencias cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento. Así pues, es importante tener en mente algunas claves para mejorar el funcionamiento de un almacén.

Una empresa invierte aproximadamente el 20%-30% de sus activos en sus inventarios, por esta razón, son una cuestión prioritaria en distintos sectores de la economía.

Los inventarios o existencias configuran el activo circulante, es decir, aquellos elementos que se pueden convertir en dinero. Una buena gestión de inventario deriva en una mejora en la rentabilidad económica, ya que de dicha gestión depende de los siguientes aspectos:

  • La cantidad de capital inmovilizado en inventario y, por lo tanto, la magnitud del activo circulante.
  • El nivel de los beneficios, ya que la existencia de inventario requiere unos costes que la gestión de inventario trata de minimizar.
  • El ratio de rotación, que es el promedio de cifras de inventario que podemos contabilizar al comienzo y al final de año.

Más allá de que la gestión de existencias está estrechamente vinculada con la rentabilidad, la empresa necesita disponer de recursos almacenados por varios motivos:

  • Evitar ruptura de stocks: la empresa debe evitar quedarse sin productos en el caso de que se produzca un incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría derivar en el descontento de algunos clientes que podrían acabar optando por la competencia.
  • La posible existencia de significativas en los ritmos de producción y distribución en caso de una demanda estacional cuyo flujo dependa de la época del año.
  • Fomentar la economía de escala y obtener descuentos por la compra de materiales en gran cantidad. De esta manera, la empresa reducirá los costes de los productos.
  • Las existencias permiten a la empresa compatibilizar de mejor forma los ritmos de compras, producción y ventas. Así, pueden aprovechar las oportunidades de negocio.

Tener una buena estrategia de distribución 

Cuando hablamos de distribución, nos referimos al proceso que un artículo o producto realiza desde su fabricación hasta que llega al cliente final. Por mucha calidad del producto y atractivo del precio, lo más importante para el consumidor es tener fácil acceso a él.

En cuanto a las estrategias de distribución, permiten poner los bienes a disposición del consumidor en los puntos de venta. Sin embargo, podemos encontrar distintos tipos de estrategia de distribución:

  • Intensiva: obtener en la máxima cobertura de distribución posible de productos de primera necesidad o a materia prima.
  • Selectiva: en este caso, la intención es tener una cantidad más reducida de distribuidores y disminuir la distribución de bienes a puntos de venta concretos.
  • Exclusiva: los productos se encuentran en un único punto de venta de manera exclusiva, de alta gama o de lujo.

Para llevar a cabo estas estrategias de distribución, el transporte de mercancías y los canales de distribución son imprescindibles. Estos intermediarios son clave para el funcionamiento óptimo de un almacén: ayudan a las empresas sin contactos, recursos, experiencia o conocimientos especializados a que sus productos lleguen al consumidor final o usuario industrial.

En esta cadena de suministro, existen dificultades geográficas y logísticas que requieren a los minoristas y mayoristas ser muy eficientes en su papel de intermediarios. Son muchos los actores que intervienen en el proceso de distribución, lo cual hace imprescindible la correcta elección de proveedores y distribuidores.

No obstante, debemos tener en cuenta la quinta P de las 4P del marketing: el partner. Esta figura es el aliado, el socio y compañero de la empresa: será la ayuda principal para la expansión y refuerzo de la marca. Además, ayudará a posicionarla de forma óptima y a aumentar los beneficios.

Gestión de devoluciones 

La gestión de devoluciones es un factor clave en cualquier e-commerce, ya que  tiene un gran impacto sobre el margen del producto en tiendas on-line. Más del 50% de los comercios consideran prioritario incrementar la eficacia de los procesos de devolución de productos.

Además, es importante mantener la rentabilidad de la estrategia a través de las siguientes variables, para mejorar el funcionamiento del almacén:

  • La rapidez: a parte de garantizar al cliente la eficacia en la devolución, es necesario reinventar o redirigir el stock con rapidez. El Cross Docking es una técnica que pretende reducir al mínimo el tiempo de almacenaje e incluso suprimirlo por completo. Esta es la técnica más eficiente para el transporte logístico de mercancías.
  • Agilidad y visibilidad: para optimizar la rentabilidad, los procesos de devolución requieren agilidad y visibilidad a tiempo real de todo el stock que está disponible para la venta en el almacén. 
  • Claridad y eficiencia: para alcanzar este nivel de gestión de devoluciones, el personal de la tienda necesita procesos claros y eficientes De esta manera, puede recopilar todos los datos relevantes, valorar el estado del artículo y asignar rápidamente el destino final.
  • Modernización y tecnología móvil: una gran cantidad de comercios disponen hoy en día de los sistemas de POS que no garantizan la visibilidad del stock ni la eficacia de los procesos de devolución. Por eso, obliga a llevar a cabo una personalización exhaustiva con un coste financiero y temporal muy elevado.

Ante el incremento del número de clientes que compran con la idea de devolver una parte de los artículos adquiridos, los minoristas deben actuar de forma eficiente. Es necesario reducir la rentabilidad y rediseñar los procesos de gestión eficiente de devoluciones.

Implementar el “just in time” 

La metodología Just-in-time (JIT) sigue una filosofía que consiste en producir únicamente aquello que sea necesario, cuando sea necesario y en la cantidad que resulte necesaria. Esta filosofía, requiere poner énfasis en el control de calidad global y una mejora contínua, ya que los defectos en productos y servicios de proveedores provocarían un desperdicio de recursos con un coste elevado.

Así pues, JIT se basa en el principio de eliminar todo desperdicio que pueda derivar en un incremento improductivo del coste y que no aporten valor. Además de la calidad global, los principios del Just-in-time mejoran el funcionamiento del almacén, ya que priorizan la satisfacción del cliente y sus demandas.

Esta filosofía, sin embargo, tiene una parte positiva y otra negativa: en primer lugar, mantener un stock ajustado beneficia al cliente a partir de la disminución de costes de compra, almacenaje, espacio y recursos humanos necesarios; por otro lado, el nivel organizativo necesario es muy elevado y el proceso resulta demasiado complejo para algunas empresas.

Por esta razón, en muchos casos, su implementación resulta ser un fracaso y acaban, como consecuencia, fracasando en la implementación del sistema.

Datos precisos y relevantes en tiempo real 

La información en tiempo real permite tener un mejor seguimiento y trazabilidad de los productos, desde que llegan al almacén hasta que salen. Esto permite obtener un mayor control del inventario en cuanto al volumen de existencias y su localización y facilita el rastreo desde la producción hasta su destino final. 

En un entorno regido por la Industria 4.0, es fundamental reunir, analizar y visualizar los datos a tiempo real. A través de la virtualización del sistema y el desarrollo de la tecnología, surge la capacidad de incorporar datos a tiempo real procedentes de las operaciones del almacén.

Esta imagen virtual permite visualizar el estado de los equipos en cualquier lugar del almacén y en cualquier momento, lo cual permite cierto control y proximidad en cuanto a la gestión.

El Software de Gestión de Almacenes es la solución que, mediante el uso de terminales de radiofrecuencia u otras tecnologías, gestiona en tiempo real los flujos de información asociados a las operaciones logísticas. Además, integra de forma eficaz la gestión del almacén en el sistema de información de la empresa.

Mediante la realización online de todas las operaciones propias del almacén (recepción de mercancías, etiquetado, inventarios, embalaje, etc.) este Software logra un control exhaustivo.

Como consecuencia, consigue el tratamiento correcto de toda la información generada en cada uno de los procesos. De esta manera, a través de esta tecnología, mejora el funcionamiento del almacén.

Agilizar la contabilidad del almacén 

La contabilidad del inventario forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, ya que es el eje del negocio. Por esta misma razón, la gestión de un almacén debe estar optimizada, evitar el caos y garantizar el control y la calidad al cliente. 

El inventario es, por lo general, el activo más importante en los balances generales. Los costes de mercancías vendidas o gastos por inventarios son usualmente el mayor gasto en el estado de los resultados.

Así pues, la empresa necesitará la actualización constante de información analizada y resumida sobre sus existencias y deberá mantener las cuentas relacionadas con estos controles.

El desarrollo de nuevas tecnologías como el Software de Gestión de Almacenes y la visualización en directo del inventario son claves para mejorar el funcionamiento de un almacén. De esta manera, permiten agilizar la contabilidad del y mantener actualizada la información necesaria para que la empresa puede llevar a cabo una estrategia de distribución eficaz.

Conclusiones

Nos encontramos en un entorno regido por el constante aumento de la demanda. Hoy en día, el incremento del ritmo de productividad y de su volumen requieren una  adaptación al consumidor por parte de las empresas.

Los almacenes, dotados de existencias en grandes cantidades, deben optimizar los sistemas y procedimientos de gestión. De esta manera, pueden disminuir los costes y recursos necesarios. 

Así pues, mediante la implementación de un Software de gestión de Almacenes (SGA), se puede conseguir reducir los costes de almacenaje, optimizar los espacios, obtener mayor disponibilidad de información y mayor precisión en el registro de entradas y salidas de stock.

Además, permite mejorar la productividad, la validación de datos y la identificación y trazabilidad del inventario. Esta estrategia permite el ahorro administrativo de datos a través de sistemas automatizados y permite mejorar el funcionamiento del almacén.

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